Det är dags att bana nya spår för event­planerare

Om pandemin lärde oss något, så är det att professionella planerare kan vara ännu mer flexibla, kreativa och påhittiga än de själva trodde. Den andan av att vara öppen för nya sätt att arbeta på är väl värd att hålla fast vid. American Express Meetings & Events satte samman en proffspanel bestående av ledare inom branschen, vilka i intervjuer betonade att mötesproffsen nu har getts möjlighet att ta en ordentlig titt på hur de arbetar och hur detta kan förändras till det bättre.

Mest angeläget är en önskan om mer utbildning, användning av teknik för automatisering, och rättfram kommunikation mellan planerare och kunder. ”Stressnivåerna är för närvarande höga på båda sidor vad gäller att få möten rätt och ha perfekta evenemang”, säger Linda McNairy, vicepresident, Americas, American Express Meetings & Events. Men perfekt betyder olika saker för olika människor. Mötesplanerare kan lindra mycket av denna stress genom att vara så tydliga i sin kommunikation med klienter som möjligt, förklarar Linda McNairy: ”Att utbilda kunder om vad de realistiskt kan förvänta sig utifrån sina budgetar och ledtider, och varför de kan behöva vara mer flexibla med sina krav, bör ske i början av varje eventplaneringsprocess.” Att uppmuntra klienter att vara tydliga och specifika om vad deras mål är för ett evenemang innebär att planerare kan hjälpa dem att spendera sina budgetar mer effektivt. När båda sidor redan från början förstår vilka krav och mått på framgång som gäller för ett möte, är det mer sannolikt att förväntningarna uppfylls och att organisationer känner sig säkra på att de får den bästa avkastningen för sina programpengar.

Fokus på interna möten

Enligt McKinsey-rapporten What executives are saying about the future of hybrid work från 2021, så har 90 procent av storföretagen förbundit sig till ­hybridarbetsplaner för sina anställda. Många organisationer förväntar sig inte att deras anställda kommer tillbaka till kontoret på heltid än på länge, om ens någonsin. Men utspridda arbetsstyrkor medför många utmaningar: organisationer måste vara på vakt gentemot bristande personalengagemang, minskad insikt i företagets affärsmål, svårighet att träna upp personal, och utbrändhet hos personal, med mera.

Interna möten, särskilt personliga interna möten, fortsätter att ha högre prioritet än de hade före pandemin, eftersom organisationer ser värdet av att föra sina anställda samman ansikte mot ansikte som ett sätt att förbättra produktiviteten, skapa gemensam kultur, och minska personalomsättningen. En ny fråga i American Express Meetings & Events årliga undersökning illustrerar denna trend: de frågade respondenterna om plats, boende, programupplägg och reseomständigheter för deras interna möten under 2023. Resultaten bekräftade att organisationer är villiga att lägga pengar på interna möten, där exempelvis 45 procent inkluderade övernattning på hotell, 27 procent inkluderade internationella flygresor, och 40 procent hölls i en annan stad än företagets.

Det är inte bara stora organisationer som ökar sina personliga interna möten. Små och medelstora företag (SMF) använder också ansikte mot ansikte-möten för att stärka sin arbetsstyrka och förbättra kulturen. Enligt American Express GBTs resultatrapport för andra kvartalet 2022 återhämtar sig SMF-resor snabbare än något annat kundsegment. Under andra kvartalet 2022, nådde SMF-transaktioner 84 procent av 2019 års nivåer. Detta kan jämföras med en total transaktionsnivå inkluderande alla kundsegment motsvarande 76 procent av 2019 års nivåer.

”Vårt arbetssätt har genomgått fundamentala förändringar och därför har också hur vi bedriver affärer förändrats”, säger Ciaran Delaney, grundare och vd för Hubli, en företagsbokningsplattform för personliga möten och grupplogi. ”Och detta får enorma återverkningar vad gäller olika motivationer att mötas. Företag har nu interna möten mer regelbundet för att välkomna nyanställda som arbetar på distans, och synkroniserar arbetsgrupper för att skapa kultur och produktivitet.”

Destinationsval

Regionala och inhemska resor fortsatte att föredras under resten av 2022 medan planerare avvaktar för att se hur det går med restriktioner och förseningar med att ordna pass och visum. American Express Meetings & Events intervjupanel sa sig ha sett viss planering vara på gång för stora internationella event under 2023 även om kvardröjande osäkerhet kring restriktioner, kapacitet och stigande kostnader fortfarande är faktorer.

Platser som normalt skulle betraktas som resmål för fritidsresor har sett stor utveckling i antalet möten och evenemang och förväntas fortsätta att vara populära under 2023. Det större utrymmet och tillgången på rum för större turistmål i kombination med deras tätare flygtrafik och högre bemanningsnivåer gör städer som Las Vegas och Madrid särskilt attraktiva för planerare som bokar evenemang med korta ledtider och därför har färre alternativ.

Mötesanläggningar i mellanklass fortsätter att vara populära för mindre gruppers möten, där destinationen är mindre viktig än att föra folk samman. En branschledare påpekade att de har sett ett växande antal förfrågningar från sina SMF-kunder om ”det vi kallar mikrohändelser, till exempel två dagar med totalt 30 personer”. De tror att det finns ett större behov av mindre möten för att föra utspridda arbetsteam samman och även träffa klienter på nya platser efter pandemin.

Allt eftersom internationellt resande återgår till 2019 års nivåer, förväntas det finnas en stark efterfrågan vad gäller incentiveupplevelser och prestationsbelöning inom lyxsegment.

Deltagarnas välbefinnande

Deltagarnas hälsa och välmående fortsätter att vara i fokus för mötesplanerare, för både personliga och virtuella/hybrida format. I synnerhet genomgår möten ansikte mot ansikte ett skifte kring hur deltagarnas välbefinnande adresseras – istället för att packa scheman fulla med aktiviteter från tidig morgon till sen kväll, inser planerare att inte alla kan eller vill upprätthålla en så hög aktivitetsnivå. Vissa organisationer har gjort det till policy att resor i så stor utsträckning som möjligt ska undvika att störa medarbetarnas personliga liv, vilket innebär att undvika att boka flyg på helger. Och som vi har sett sedan pandemin, är deltagarkommunikation avgörande.

”Mötesdeltagare har kommit att förvänta sig mycket mer kommunikation på förhand”, säger Tina Di Biasio, global director, senior account management, American Express Meetings & Events. ”Mötesägare ser till att deltagare är fullt medvetna om vad som planeras för dem och vad deras upplevelse kommer att innebära inklusive de åtgärder som har vidtagits för deras säkerhet och komfort.”

Deltagarengagemang under personliga möten är mindre angeläget än det brukade vara. Mötesproffs säger att människor är så glada över möjligheten att möta varandra ansikte mot ansikte igen att engagemanget sker naturligt. För virtuella deltagare är dock engagemang fortfarande högst angeläget eftersom planerare fortsätter rapportera att bristande engagemang och dålig närvaro är bland de främsta problemen de tampas med för virtuella möten (tillsammans med tekniska problem).

Teknologi

Digitaliseringen av möteshantering har exploderat under de senaste åren, vilket har orsakat en minirevolution vad gäller hur möten och evenemang planeras. Automatiserade mjukvaruplattformar erbjuder strömlinjeformade och förenklade bokningslösningar för små och enkla möten och andra okomplicerade bokningar. Användare kan granska utrymmen, priser och vilka rum som är lediga för bokning, och huruvida mötet följer företagets mötespolicy och hållbarhetskrav med ett tryck på en knapp. För mötesplanerare som använder dessa plattformar innebär reduceringen av manuella bokningsprocesser att de kan lägga mer tid på att vara kreativa och strategiska vad gäller programskapandet och mindre tid på struntsysslor. För organisationen, ökar bokningsplattformar sannolikheten att mötesägarna kommer att arbeta med föredragna leverantörer. Dessutom får organisationen bättre och snabbare information om väl deras mötesprogram presterar vad gäller uppsatta mål, och hur väl det följer företagets mötespolicy och uppnår målvärden för hållbarhet och mångfald.

Utöver att reducera administrativt och manuellt arbete, adresserar mötesteknologi ytterligare en kritisk fråga: reduktion av personalmängd för både leverantörer och företagskontor. Framför allt är svarstiderna på anbudsförfrågningar ofta längre idag vilket skapar en flaskhals i bokningsprocessen.

Eftersom mötesägare fortsätter att kräva mer självständighet över bokningsprocessen, ”kommer framdrivet anammande av lättanvänd mötesteknologi att vara avgörande under de närmaste åren”, enligt Chuck Ghoorah, medgrundare och vd för global försäljning och marknadsföring för Cvent. ”Planerare behöver teknologi för omedelbar bokning, och användarvänlighet är riktstjärnan här”.

Flyg och hotell

Starka relationer med leverantörer är avgörande när konkurrensen om att boka utrymme och entreprenad är så stor. Det är säljarens marknad, och så kommer det förmodligen fortsätta att vara en bit in i 2024 eftersom tillgängligheten förväntas förbli begränsad. Rese- och mötesföretag som har starka partnerskap med pålitliga leverantörer har större chans att erbjuda sina klienter deras förstahandsval vad gäller mötesplatser och datum.

Fokuseringen på förenkling och automatisering sträcker sig till hur möten och evenemang planeras, där mötesproffs och flyg- och hotelleverantörer använder teknologi för att avlägsna vissa av de manuella processer som brukade krävas.

I strävan att attrahera kunder och demonstrera sitt företagsansvar har många globala flyg- och hotelleverantörer publicerat ambitiösa mål för hållbarhet och DE&I, det vill säga Diversity, Equity och Inclusion, eller på svenska: mångfald, rättvisa och inkludering. De investerar även i förbättringar av infrastruktur och teknologi för att göra livet enklare för resenärer. Kontaktlös bagageinlämning och system för ansiktsigenkänning på flygplatser, nyckelfria hotellrum, och online-incheckning har gjort resandet mycket mer strömlinjeformat och njutbart. Varför stå i kö om du inte måste?

Meetings Management

Mötesfunktionen i organisationer har ökat i betydelse efter pandemin, vilket framgår av den förnyade fokuseringen på interna möten och teambuilding. Detta innebär att fler små möten bokas av avdelningar som historiskt sett inte har varit ansvariga för mötesplanering, och kanske inte är medvetna om sin organisations möteshanteringspolicy. Att utöka berörda parters antagande av organisationens mötesprogram och policy förväntas dock bli lättare under nästa år. Den här branschens omvälvande förändringar cementerar verkligen hur värdefullt det är med professionella mötesplanerare, vars roll blir en allt större utmaning. De ansvarar inte bara för traditionell evenemangsdesign och logistik utan även för virtuella och hybrida komponenter, och är rådgivare för hållbarhet och DE&I, utöver att hantera deltagarnas upplevelse och välbefinnande.

Mångfald, rättvisa och inkludering

Att förbättra DE&I fortsätter att vara ett viktigt mål för mötesägare världen över, enligt undersökningens respondenter. 87 procent säger att deras organisation aktivt strävar efter att integrera DE&I i sina möten och evenemang. Det finns många vägar att uppnå dessa mål, bland annat genom att välja destinationer som aktivt engagerar mångkulturella grupper, anlita certifierat mångkulturella leverantörer, och att boka mötesanläggningar som är 100 procent tillgänglighetsanpassade.

Den affärsmässiga anledningen att utöka DE&I är glasklar, enligt Patrick Rush, senior regional director för Asia Pacific, American Express Meetings & Events. ”För att organisationer ska maximera avkastningen på investeringar med besöksantal inräknat, måste de vara inkluderande och ha en uttrycklig inriktning mot mångfald. Det är ett av de nyckelkriterier som mötesägare och delegater kommer att överväga i framtiden, om de inte redan gör det.”

Hållbarhet

Hållbarhet har gått från att vara ett modeord till ett företagsmandat, enligt både intervjupanelen och enkätbesvararna. Mötesägare ser en allt intensivare efterfrågan på hållbarhetsinitiativ för evenemang ökar och behöver rapportering från alla leverantörer och källor. Ägare av möten och event bör förbereda sig på att integrera hållbarhetslösningar för att reducera, mäta och rapportera om evenemangets miljöpåverkan och framsteg. Teknikplattformar är nödvändiga för att förse intressenter med de utsläppsdata som behövs för att spåra och kommunicera framsteg.

Utbildning är också avgörande för att engagera mötesplanerare och undervisa dem om hållbara evenemangsplaneringsverktyg som kan förse dem med rätt processer för att planera på ett hållbart vis och ta hänsyn till allt från platsval med minsta koldioxidavtryck, till certifierade mötesplatser, till val av sådan mat och dryck som undviker utsläpp.

Enligt GBTs hållbarhetsrapport från juni 2022 svarade 90 procent av organisationerna att de behövde professionell vägledning på sin hållbarhetsresa. ”Nu när det finns global konsensus om att hållbarhet måste vara en faktor inom alla mötesprogram, söker organisationer efter hjälp med att utveckla en färdplan som specifikt adresserar utbildning, planering, mätning och rapportering”, säger Eloísa Urrutia, chef för M&E sustainability solutions på American Express Meetings & Events.

Läs vidare i ”2023 Global Meetings and Events Forecast” som kan laddas ned kostnadsfritt från American Express.