”Pandemin har inte ändrat marknadens behov av att mötas, men vi har behövt förändra vårt beteende hur vi möts.” Det säger Marie Jacobsson, operation director för Sweden Meetx, ett helägt bolag inom Svenska Mässan Stiftelse, med huvudkontor i Göteborg.

Meetx erbjuder PCO-tjänster till företag, organisationer och myndigheter som vill genomföra hållbara, effektiva och utvecklande möten, kongresser och konferenser i Sverige och utomlands. Bolaget har fullständig service för hela arrangemang och ett komplett utbud av tjänster före, under och efter mötet. Hållbarhetsarbetet bygger på en successiv anpassning av verksamheten och strävan efter att integrera hållbarhetsaspekten i företagets utbud av produkter och tjänster. PCO-företaget ställer tydliga krav om hållbarhet på sina samarbetspartners och arbetar aktivt för att påverka sina kunders hållbarhetsengagemang.

”Som en viktig del i vårt miljöarbete hade vi redan före pandemin påbörjat arbetet med ett digitalt erbjudande som ett komplement till våra fysiska kongresser. Pandemin hjälpte oss i mål på ett sätt vi aldrig kunnat föreställa oss. Efterfrågan kom naturligt från våra befintliga och nya kunder, tyvärr med tappet av fysiska möten under 2020 och kanske också hela 2021.”

Meetx ställde snabbt om till att erbjuda digitala möten och de kringtjänster som behövs. PCO-företaget erbjuder två olika plattformar beroende på kundens behov och mötets komplexitet.

”Vi har också sett ett ökat behov av nya tjänster inom innehållsproduktion där vi dels har utvecklat oss själva, dels har knutit nya samarbetspartners till vårt erbjudande.”

Utifrån sitt PCO-perspektiv ser Marie Jacobsson positivt på den tekniska utvecklingen. Det går snabbt framåt, mycket nytt händer och användarna blir mer tekniska. Företaget anpassar sig till sina kunders behov och jobbar för att hitta bra och smarta tekniska lösningar till rätt pris. De ser att digitaliseringen fortsätter att öka och att både vi och kunderna tjänar på det. Möten och event finns i alla industrier och är till för att utveckla, utbilda och ta vara på många olika erfarenheter för att driva processer och utveckling framåt oavsett bransch.

”Nu under den pågående pandemin ser vi vilka effekter vår industri har på så många olika näringar, och hur många det är som drabbas inte bara ekonomiskt utan även medför stopp i vidareutvecklingen av olika branscher. Mötesindustrin har drabbats hårt och de regler som gäller har slagit väldigt ojämnt, man förstår inte alltid hur det är tänkt. Jag saknar ett naturligt och starkt språkrör som driver våra frågor framåt och uppåt, det behöver vi se över inför framtiden.”

Enligt Marie Jacobsson fortsätter utvecklingen och förändringen av mötesformer i ökad takt. Kongresser och konferenser förblir ett viktigt verktyg för att dela forskning och utveckling, och den digitala trenden för medverkan är en stor möjlighet för att nå ut bredare. Viktigare än någonsin blir även hållbarhet och säkerhet. Många möten fortsätter att vara digitala – kunderna avstår från att resa för korta möten. Dels med anledning av att man sparar tid, dels ur ett hållbarhetsperspektiv.

”Ta till exempel våra kunders planeringsmöten med olika kommittéer och uppdragsgivare där man tidigare hade maratonmöten, de ersätts av kortare och tätare avstämningar digitalt. De möten vi jobbar med fortsätter att vara fysiska eller hybrida, men självklart kan vissa möten tänkas bli 100 procent digitala. Vi ser en ökad möjlighet för fler personer att delta både som deltagare och talare. Det är ett sätt att sprida kunskap enklare till fler personer.”

Marie Jacobsson konstaterar att de inom företaget har lärt sig otroligt mycket under pandemin, framför allt att alla människor reagerar olika på vad som pågår.

”Det vi tar med oss i förändringsarbetet vi har framför oss är att ta vara på de olika sätt som människor har reagerat, så att vi kan tillgodose allas behov ytterligare.”

Andra erfarenheter Marie Jacobsson har sett uppstå sen pandemin bröt ut är att se hur konkurrenter har gått ihop. Leverantörer har arbetat på ett otroligt sammansvetsat sätt, hjälpt varandra och haft en öppen dialog kring utmaningar och svårigheter.

”Ser vi framåt tror jag att de där onödiga resorna till Stockholm över dagen försvinner. Istället tar man längre jobbmöten när man väl träffas och skapar istället ett kvalitativt möte.”