Ulla Conti, Resia Kongress: Fysiska möten är svåra att ersätta med ­digitala lösningar

Resia Travel Group såg i maj 2020 inte någon annan lösning än att ansöka om rekonstruktion. Tingsrätten utsåg en rekonstruktör som arbetade intensivt med företaget fram till februari i år, då rekonstruktionen var färdig. Enligt rekonstruktören var Resia en av de största rekonstruktionerna i Sverige, sett till antalet borgenärer. Han var också tydlig med att understryka att Resia var ett mycket välskött och starkt bolag ekonomiskt som enbart på grund av pandemin hamnat i en ekonomisk krissituation.

Avdelningen för semesterresor påverkades mest där alla butiker stängdes och personal blev uppsagd. Alla övriga avdelningar påverkades också påtagligt. För ett år sedan hade de över 300 anställda. Idag är ungefär 60 medarbetare kvar efter flera omgångar av uppsägningar. Nu har företaget ställt om och anpassat personalstyrka och kostnader, som kontorslokaler, efter det nya läget. Efter rekonstruktionen har bolaget huvudfokus på företagsmarknaden inom tre affärsområden: Affärsresor, Möten, Event och Konferens, samt Kongress. Semesterresor säljs idag enbart online.

”Vad gäller affärsmodellen för Resia Kongress så har vi utvecklat oss inom det digitala. Vi fick snabbt ta flera stora och svåra beslut under mars 2020 med de inplanerade stora kongresser som skulle genomföras de närmaste månaderna. De nya besluten och restriktionerna gjorde att vi fick kasta om allt i vår planering, säger Ulla Conti, chef för Resia Kongress.

Hon berättar att de hade många långa och intensiva Teamsmöten med alla olika kommittéer för att kunna fatta rätt beslut. De fick arbeta fram olika och nya versioner av budgetar för skiftande scenarier, och det uppstod nya tekniska behov. De bestämde att flytta fram de flesta av kongresserna för att kunna genomföra dem fysiskt, vilket innebar intensiva förhandlingar med kongressanläggningar, hotell och bankettanläggningar kring möjligheterna att flytta allt, hitta nya datum och att få ta med sig kostnader till det nya datumet.

”Det blev en ny frågeställning för hela branschen som påverkar alla flera år framåt. De kongresser som flyttades fram visade sig sedan inte kunna genomföras fysiskt ändå i år utan fick ställas om till digitala möten. Från en dag till en annan fick vi sätta oss in i nya tekniska behov, andra än de vi vanligtvis lägger in i beställningar för våra fysiska kongresser. Visst hade de digitala tankarna funnit där innan men nu blev det fart. Nu fick vi hitta partners som kunde erbjuda smidiga lösningar för en digital plattform, för streaming och med digitala studior. Vi arbetar med tre olika partners för de tekniska behoven och har lärt oss väldigt mycket på kort tid.”

Att sända live från en studio kräver ett betydligt mer detaljerat körschema än det Resias kongressmedarbetare normalt sammanställer för en fysisk kongress. En livesändning kräver ett minut-sekund-schema med vilken bakgrundsbild som ska visas exakt när, vilken film som ska visas, val av bakgrundsmusik, vilken sida av scenen man ska gå upp på, vilken kamera man ska titta i, vilken mikrofon som ska vara på och många andra detaljer.

”Vi lägger in ett genrep med talarna före sändning. För de presentationer som ska vara förinspelade krävs extremt tydliga instruktioner, hur ska talarna spelas in, var ska det laddas upp, deadlines etcetera. När presentationerna väl kommer in måste längden på dem stämmas av mot programtiden.”

Under våren genomför Resia Kongress bland annat ett internationellt möte med åtta parallella sessioner i tre dagar och cirka 500 abstractförfattare som antingen förinspelar sina presentationer eller skickar in en digital poster. Talare och moderatorer ska sedan koppla upp sig på Teamslänkar där moderatorer ska kunna hålla i diskussionen och ställa frågor. Enligt Ulla Conti är digitala posterutställningar dock mycket smidiga.

”Digitala kommersiella utställningar fungerar också bra och vi har haft både utställare och deltagare som varit mer nöjda än de trodde innan. Självklart är det personliga och spontana fysiska mötet i en utställning något som blir lite annorlunda via en chatt på en plattform.”

”Det finns ett stort behov och många vinster att ta hem av möten i alla industrier. Det är betydelsefullt inför kunskapsutbytet att kunna träffa andra personer inom ens egen industri eller arbetsområde. Att besöka varandras verksamheter ger också en helt annan inblick och kan skapa ett nytänkande och generera nya samarbetsformer.”

Det har från politikens och myndigheternas sida talats mycket om kultur och sport under pandemin, men Ulla Conti konstaterar att politikerna inte har inkluderat eller tänkt fullt ut kring mötesindustrin.

”Vissa restriktioner har kunnat tolkats på olika sätt. Det har saknats en enande kraft som kan framföra aspekter, behov och följder från vår del av näringen, någon som kunnat agera för mötes- och eventindustrin och ta en plats i det politiska spelet.”

Kongresser samlar ofta vetenskaplig expertis från olika områden, inom varierande ämnen och ofta från skiftande länder. De samlingarna av människor har ett helt annat beteendemönster än kultur- och sportpublik. Det har också en enorm vikt för de destinationer som står värd för sådana möten. Resia Kongress tror att det digitala fortsätter att utvecklas och vara ett alternativ att ta med och se över när man diskuterar ett nytt uppdrag. Och att det är viktigt att se över målgrupp och syfte med ett möte för att kunna vägleda till rätt mötesformat. Alla planeringsmöten med kommittéer har visat sig fungera mycket smidigt och man kan verkligen ses via skärmen om man är färre personer.

”Vi tror inte man reser till planeringsmöten på det vis vi har gjort tidigare. Miljön och tidsaspekten spelar in här. Trenden att arbeta hemifrån finns nog kvar om än i betydligt mindre form än nu, en hälsosam kombination av arbete från kontor och från hemmet. Ett övergripande tänk om miljö, hälsa och säkerhet har tagit ett kliv framåt och det är positivt.”

Omställningen från personliga möten till digitala har varit ett stort uppsving för företag inom digitalisering.

”Allt gick väldigt fort för det fanns inga andra alternativ med rådande restriktioner. Det är naturligt att de som jobbar med digitalisering tror, och vill tro, att digitala möten tar över.”

”Vi tror att fysiska möten är svåra att ersätta helt med digitala lösningar. Det digitala är ett fantastiskt komplement och det är bra att möjligheterna har tagit stora kliv framåt så snabbt, det har vi stor nytta av framåt. Så länge hårda restriktioner gäller får vi hålla oss till digitala möten, det accepterar både uppdragsgivare och deltagare.”

”Det är svårt att uppnå samma glädje, entusiasm och utbyte när man deltar digitalt som när man är på plats vid ett fysiskt möte. I vissa fall har vi sett att digitala möten kan generera fler deltagare, men vi har också mött flera personer som upplever att om man erbjuder digitalt deltagande vid ett planerat fysiskt genomförande så finns risken att det blir färre som får möjlighet att åka iväg fysiskt till det mötet och istället uppmanas att anmäla sig digitalt.”

Ulla Conti säger att Resia Kongress behöver axla rollen som rådgivare kring det nya inom olika mötesformat och teknik. Som professionell kongressorganisatör ska de fortsätta att vara den erfarna och rådgivande projektledaren till nya uppdrag för föreningar, organisationer, regioner, kommuner och andra uppdragsgivare och kunna svara på frågor som exempelvis: Vilket format av möte passar bäst för respektive uppdrag? Vad är syftet med mötet? Vilka tekniska partners ska vi använda? Behövs plattformar?

”Inkludera producentrollen förutom att vara projektledare för kongressen. Var även producent med allt vad det innebär kring detaljer inför en studiosändning om mötet ska ske digitalt.”