Fysiska möten är avgörande för att skapa och behålla framgångsrika, utvecklande och lönsamma företag

Den 16 mars förra året uppmanade Folkhälsomyndigheten att ”de som bor i Stockholmsregionen och kan jobba hemma bör göra det”. Konsekvenserna av budskapet innebar att mötesindustrin inom någon vecka i det närmaste upphörde att existera. Sedan dess har budskap och restriktioner fortsatt att utmåla mötesindustrin som ett riskområde för smittspridning.

I princip var branschen först med att stänga ner parallellt som den arbetade med långtgående åtgärder för att minimera riskerna för de få möten som trots allt genomfördes under förra året.

En viss ljusning i mötes- och eventindustrin syntes inför hösten år 2020 då företag och organisationer insåg behoven av fysiska möten både för företagens framtida konkurrensförmåga och medarbetarnas välmående.

Uppmaningen från stat och myndigheter att ”jobba hemifrån” har vi hört konstant sedan i mars förra året. Trots diskussioner i slutet av september om att eventuellt öppna för större evenemang var regeringen tydlig med att uppmaningen ”jobba hemifrån” inte skulle ändras.

När smittspridningen tog ny fart i höstas innebar det att regeringen fattade beslutet om mer skärpta restriktioner än tidigare under pandemin. Bland annat förstärktes uppmaningen om att ”jobba hemifrån” den 18 december från vice statsministern med orden: ”Såväl offentliga som privata arbetsgivare ska se till att all icke-essentiell personal arbetar hemifrån.”

Även nu under våren har flera uppmaningar kommit om att arbetsgivare inte gör tillräckligt för att tillåta sina anställda att arbeta hemma.

Mötesindustrin som helhet har inte några större direkta restriktioner. Exempelvis har den berömda 50-personers-regeln aldrig gällt för möten. Ändå har mötesindustrin varit bland de branscher som drabbats hårdast trots att det inte finns några direkta belägg för att möten och konferenser inte kan genomföras på ett smittsäkert sätt.

Konsekvenserna av att ”jobba hemifrån” är uppenbara för mötesindustrin. Men vilka är konsekvenserna för alla personer som har arbetat hemma i över ett år eller de företag som inte har haft fysiska möten under lika lång tid?

Under pandemin har vi lärt oss att det faktiskt är möjligt för många personer att arbeta hemifrån och att det i flera situationer går bra att ha möten via Teams eller Zoom.

Precis som vid alla kriser eller större förändringar klarar vi av mycket mer än vad vi tidigare har trott. Höj- och sänkbara skrivbord har fraktats till hus och lägenheter. Digitala luncher, after work och andra sociala tillfällen har genomförts digitalt för att bland annat simulera kafferasten på kontoret.

Många anställda har uppskattat möjligheten att få vardagen att gå ihop samtidigt som flera röster uppmärksammar att det mentala välmåendet hos många människor är historiskt lågt.

Företrädare för åtskilliga företag säger att det har fungerat bra att arbeta hemifrån, men erkänner samtidigt att det till stor del beror på att de sedan tidigare har en väl upparbetad företagskultur, etablerade relationer mellan medarbetare och chefer samt att arbetet i flera fall fortsatt i samma spår som tidigare.

Företagen identifierar fyra områden som, om fysiska möten inte kommer igång, leder till färre framgångsrika, utvecklande och lönsamma bolag.

Medarbetarnas välmående  Människan är en social varelse och att berövas det som många anställda har sagt varit det viktigaste för att trivas på jobbet, glädjen att få träffa arbetskamraterna, är mycket negativt för det personliga välmåendet och i slutänden för företagets produktivitet och konkurrenskraft.

Att inte ha fått vara med på en sommaravslutning, personalfest, kick-off, julfest eller att missa den spontana interaktionen med kollegor kan inte ersättas med digitala arrangemang.

Företagskultur  Kan lite förenklat beskrivas som hur det är att arbeta inom ett företag. Ofta skapas dokument med värdeord om vad bolaget står för och vilka värderingar man har. Om värdeorden efterlevs av chefer och anställda är företagskulturen nära det bolaget vill ha för att nå sina mål.

Bristen på efterlevnad betyder dock inte att det inte finns en företagskultur utan snarare att den blir något annat än vad dokument och värderingar säger.

En företagskultur som inte stämmer överens med vad bolaget säger att den är kan vara katastrofal för både verksamheten, de anställda och kunderna samt vara ett hot mot företagets framtida utveckling.

Kulturen byggs i daglig efterlevnad av värderingar vilket är mycket svårare digitalt än fysiskt. Ramverk sätts också ofta på större möten och konferenser när flera personer än de som träffas dagligen ges möjligheter att bygga relationer och skapa samarbeten.

Ledarskap och personlig utveckling är också faktorer som påverkas av att medarbetare inte träffas fysiskt. Det uppenbara exempel är de nya resultat som kommer från gymnasieskolor runt om i världen där betyg och kunskaper som studenterna har lärt sig via distansstudier är avsevärt lägre än tidigare år.

Att utvecklas eller utveckla sker inte isolerat utan kommer ofta i samspelet med andra personer, och framför allt genom en chef eller mentor. Givetvis kan information och uppföljning skötas enkelt digitalt, men den stora förklaringen till varför vi lär och utvecklas mer när vi träffas fysiskt är att den emotionella upplevelsen är större vid personliga möten än digitala. Och ju mer emotionell upplevelsen är, desto starkare blir minnet.

Innovation, kreativitet och komplex problemlösning  Det sista området bygger på samspelet mellan individer, kunskaper och att kunna vrida och vända på saker över tid. Hur ofta kommer du på en ny idé när du har avsatt tid i kalendern för att du ska komma på en ny idé?

Om man tittar på landet Sverige och våra företag så har vi en lång historia av just innovation. Sett till antal invånare är vi rent av ett av de mest innovativa länderna i världen. Vi är också ett av världens mest mötesinriktade länder.

Att möten, framför allt spontana möten mellan personer från olika avdelningar som ofta sker på luncher, kafferaster eller konferenser, är drivande för innovation är inte långsökt. Resultatet av det senaste årets brist på sådana möten har inneburit att många företag nu inser faran för företagets långsiktiga innovation och konkurrenskraft.

Parallellt som digitala lösningar har gjort det möjligt för många medarbetare att på kort sikt kunna arbeta vidare utan att träffas fysiskt är helt avgörande för att bygga och behålla ett framgångsrikt, utvecklande och lönsamt företag framöver.

Långt ifrån alla möten som genomfördes före pandemin och som idag är digitala, behöver återgå till att vara fysiska. Det gäller framför allt möten som innebär informationsutbyte. Det finns dock många möten som behöver hållas fysiskt, annars blir både företaget och medarbetarna lidande.

Nu funderar företag på hur de ska arbeta framöver i en värld utan restriktioner och smittspridning. Många bolag kommer säkert att behålla ”jobba hemifrån” i varierande grader, det kan vara allt ifrån fem dagar till en dag i veckan.

Oavsett blir det fysiska mötet, både på kort och lång sikt, avgörande för att attrahera och behålla bra medarbetare, ha hög personalnöjdhet, hög innovationstakt och konkurrenskraft. För de bolag där medarbetarna till övervägande del arbetar hemifrån bör de företagen fundera över att införa en mötespolicy där större, avdelningsöverskridande möten planeras in regelbundet.

Mötesindustrin är en av Sveriges basindustrier och med alla investeringar som gjorts före och under pandemin kan de flesta av landets mötesanläggningar säkerställa att möten sker på ett säkert sätt.

För företagens framtida konkurrenskraft, medarbetarnas välmående och personliga utveckling samt Sveriges plats i världen som ett av världens mest innovativa länder, är det ytterst angeläget att vi kommer igång med fysiska möten igen. Vi hoppas att regeringen inser vad många företag redan har insett: Det är viktigt att mötas ansikte mot ansikte.