Rapporten för 2025 visar att centraliserade inköp av resor och evenemang nu är standard, och 91 procent i Europa uppger att denna förändring har lett till kostnadsbesparingar.

Cvent, en industriledande leverantör av teknik för möten, evenemang och hospitality har publicerat sin 2025 Global Travel Managers Report, som ger en omfattande inblick i hur inköp, budgetar och prioriteringar av affärsresor utvecklas över hela världen.

Svaren från över 1 600 beslutsfattare inom affärsresor visar att en majoritet (91 procent) av travel managers för närvarande bokar hotell och lokaler för sina organisationers möten och evenemang, en betydande ökning från 2017, då 64 procent av mötena och reseprogrammen bokades av travel managers, vilket understryker övergången till centraliserade inköp som den nya standarden. Den främsta anledningen till denna konsolidering är förbättrad operativ effektivitet (49 procent), vilket stiger till 53 procent i Europa. Mer än fyra av fem (83 procent) av de som svarade uppger att de har minskat kostnaderna genom att hantera båda programmen tillsammans.

Eftersom personliga möten fortsätter att bevisa sitt värde prioriterar travel managers möten som ger tydliga affärsresultat. Den främsta anledningen till personliga möten globalt är att skaffa nya kunder (43 procent), vilket också gäller för europeiska chefer (43 procent).

Stigande resekostnader är fortfarande ett problem, och 71 procent av travel managers förväntar sig också högre kostnader 2025. Följaktligen omprövar organisationerna sina affärsresor, och incentiveresor (31 procent) samt interna arbetsmöten (31 procent) är de områden som mest sannolikt kommer att drabbas av nedskärningar. Trots kostnadstrycket planerar endast 13 procent att minska teknikutgifterna i år, vilket visar på ett fortsatt behov av robusta teknikplattformar för att möjliggöra ökad effektivitet och programöversikt.

Andra höjdpunkter i rapporten

Onlineinnehåll och sourcingteknik är fortfarande viktiga verktyg för att kunna fatta mer välgrundade beslut om mötesplatser.

  • 48 procent av alla travel managers uppger att specifikationer, bilder och videor av rummen har störst inflytande på deras beslut att lämna en offertförfrågan.
  • För att utvärdera hotellens lämplighet förlitar de sig på resewebbplatser (52 procent), hotellwebbplatser (47 procent) och sökmotorer (42 procent).
  • Trots dessa resurser har 33 procent svårt att avgöra om ett hotell uppfyller programmets behov.
  • I Europa spelar inköpsplattformar en viktigare roll, där 43 procent uppger att de hjälper dem att enkelt utvärdera och analysera anbud, vilket överstiger det globala genomsnittet på 38 procent.
Hållbarhet är fortfarande en viktig fråga
  • 30 procent av travel managers världen över och 32 procent i Europa anger att hållbarhetsåtgärder och hållbarhetsmål kommer att påverka prioriteringarna för affärsresor fram till 2026.
  • I Europa värdesätter resecheferna åtaganden om avfallsminskning (32 procent) och lokalt producerad mat (29 procent) högst.

”Årets globala rapport visar hur travel managers roll har blivit allt mer strategisk och effektiviserad, med ansvar för både affärsresor och evenemangsbokningar. Trots fortsatta budgetproblem på grund av stigande resekostnader inser organisationerna de betydande operativa och ekonomiska fördelarna med denna konsolidering. Denna trend är särskilt stark i Europa, där professionella travel managers fokuserar på operativ effektivitet och utnyttjar digitala verktyg för att övervinna sourcingutmaningar, driva smartare beslutsfattande, och leverera större värde”, säger Graham Pope, vice vd för internationell försäljning på Cvent.

Resultaten understryker också vikten av att samarbeta med partners som kan stödja denna utveckling. Hotell och evenemangsarenor som tillgodoser dagens travel managers behov, inklusive hållbarhet och transparens, och erbjuder starka leverantörspartnerskap, kommer att ha bäst förutsättningar att lyckas.

Om undersökningen
I mars och april 2025 samarbetade Cvent med Censuswide för att undersöka över 1 600 beslutsfattare inom affärsresor i Nordamerika, Europa (inklusive Storbritannien), Asien-Stillahavsområdet, Mellanöstern och Afrika. Undersökningen utforskar trender inom inköp, utgiftshantering, teknikanvändning och mycket mer.