Kristina Lindroth, Olga Höjerström och Susanne Gustafsson från HR på Vård- och omsorgsförvaltningen i Karlstad kommun tog kontakt med Pia Villför Larsson på Facilitatorhuset för att skapa bättre möten i sin förvaltning och därmed bättre kommunikation mellan medarbetarna. Olga hade tidigare gått en kurs i facilitering hos Pia Villför Larsson och såg nyttan med att tillföra denna kompetens också till cheferna.

Vård- och omsorgsförvaltningen i Karlstad kommun har under de senaste två åren arbetat med medarbetarskap – dels med utbildning inom tjänstedesign inom ett projekt som heter Experio worklab (ett ESF-projekt – Europeiska socialfonden), och dels med utbildning av chefer i tillitsbaserat ledarskap. Under dessa utbildningar fick de lära sig vad som behöver göras. Satsningen på faciliteringskurs för samtliga chefer var för att lära sig hur detta kan göras.

”Vi hade vårt första möte i början av mars i år och då gick vi igenom deras önskemål om att utbilda samtliga chefer i facilitering på deras chefsdagar 5–6 oktober. Kursmålen var ganska omfattande och inkluderade ’Förståelse för chefens roll som mötesledare’, ’Insikt i mötets betydelse i arbetsmiljöarbetet’, ’Kunskap om hur du som chef kan agera för att skapa engagemang och tydlighet på möten’, ’Checklista för mötesprocessen’ , ’Konkreta mötesverktyg och för att kunna planera och skapa tydlighet i möten och skapa delaktighet och tillvarata kreativitet’, ’Tips för att kunna hantera besvärliga situationer i möten’, ’Att få öva facilitering tillsammans med kollegor och få återkoppling från gruppen’ och själva läroboken Sätt fart på arbetsmötet – en handbok i facilitering.”

”Utbildningen genomfördes i Sunne i en bra lokal på Selma Spa – en stor lokal med gott om släta väggar att sätta upp arbetsstationer på. Det var en av förutsättningarna för att den här utbildningen skulle kunna lyckas. Utbildningen bygger på dels att förmedla teori i korta block, praktiska övningar där alla får möjlighet att facilitera ett kort möte och därefter att hinna reflektera kring de praktiska övningarna. Så med 90 deltagare blev det 15 stationer och sex övningar. Förflyttningen mellan teorigenomgångarna och övningsstationer behövde gå snabbt och smidigt, vilket det också gjorde, så vi höll oss alla i samma stora sal”, säger Pia Villför Larsson.

Pia Villför Larsson skapade en introduktionsfilm där hon dels gick igenom kursupplägget och dels gick igenom ett verktyg som de fick i uppgift att träna på före kurstillfället. Dels för att deltagarna skulle vara förberedda på dagarna som innebar mycket aktivitet och dels för att faciliteringstankarna faktiskt skulle komma igång före kursen.

I introduktionsfilmen fick de en struktur för att förbereda möten. Strukturen heter SMARR, (Syfte, Mål, Arbetsgång, Roller och Regler). I kursen övade de därefter på följande metoder: Cafémetoden och mindmap för att få igång ett möte, POOL-analys (Problem, Observation, Orsak, Lösning) för att analysera problem, men också kostnads- och effektanalys för att också lära sig att prioritera tillsammans, och därefter ETA (Enskilt, Två/Tre, Alla) för att föra samtal, och FBS (Fortsätt, Börja, Sluta) för att hitta förbättringsförslag samt olika prioriteringssätt.

Rent praktiskt fick deltagare arbeta i biosittning under teorigenomgångar, reflektera i bikupor/trios eller med mentometer och sedan stå vid sina stationer längs väggarna. Detta uppskattades verkligen av deltagarna – att de fick växla mellan att sitta och stå, samt att byta medlemmar i grupperna så att de fick prata med fler.

”De lärgrupper som skapades kommer att bli befintliga ledningsgruppsteam, så det blir naturligt i vardagen. Mina uppdragsgivare kommer också att möta dessa team inom de närmaste veckorna för att köra igång lärgrupperna och följa upp med utvärdering av det vi gick igenom”, säger Pia Villför Larsson.

”Jag hoppas nu på att cheferna känner sig stärkta och att de både ska våga och vilja föra dialog där de skapar möten, börjar analysera och prioriterar tillsammans med sina arbetsgrupper. Att de upplever att de har både verktyg och förmåga. Vi pratade en hel del om att när man bjuder in till dialog så behöver man som chef kliva tillbaka och lyssna aktivt så att man inte dödar engagemanget men att också samtidigt vara tydlig med vilken nivå av delaktighet som man bjuder in till. Att vara involverad som medarbetare ger högre engagemang och arbetsglädje. I förlängningen ger det bättre förutsättningar för medborgare som är i kontakt med medarbetare från Vård- och omsorgsförvaltningen. Medarbetare som träffar brukare och anhöriga varje dag får hjälp av sina chefer som nu har fler olika mötesverktyg att lösa utmaningar tillsammans med, i exempelvis APT-möten (ArbetsPlatsTräff). Detta för att alla medarbetares kompetens ska tas till vara.”

Nu återstår det bara att skapa denna utbildning i ytterligare 289 kommuner, så att Sverige kan fortsätta att vara ett föregångsland vag gäller att förstå vilket otroligt och viktigt verktyg ett väl faciliterat möte är.