Swedish Network of Convention Bureaus har nyligen beställt en undersökning utförd av Fairlink där 71 föreningar/organisationer som arrangerar möten i Sverige har delgett sina tankar kring framtidens mötesplatser. År 2020 innebar ett hårt slag för dessa mötesarrangörer.
Nästan samtliga organisationer (97 procent) hade planerat ett eller flera större möten under 2020, men bara två procent av dessa genomfördes fysiskt och enligt plan. Vanligast var att mötet genomfördes digitalt istället (65 procent) följt av att det sköts upp till ett annat år (48 procent). 1
- Tjugo procent av alla planerade möten ställdes in helt. Förändringarna har påverkat organisationernas mötesekonomi både positivt och negativt.
- Femtio procent har tappat intäkter medan 30 procent anger att mötesekonomin förbättrats.
- De flesta av de intervjuade organisationerna ser både positiva och negativa effekter av förändrade mötesformat.
- Exempel på positiva effekter är minskat resande och påverkan på miljön, lägre kostnader samt att man har ökat sin räckvidd.
- Att ha tappat möjligheten att nätverka och att inte kunna vara social är de vanligaste negativa effekterna.
- När det gäller framtiden tror 68 procent att resandet minskar. Allt fler människor åker tåg eller bil, och man prioriterar att lägga sina större möten inom landet. Stor- och småstad får lika många röster.
- Över hälften (53 procent) tror att mycket återgår till hur det var före pandemin. Exempelvis fortsätter möten att rotera mellan olika städer. Därutöver ska befintliga mötesformat ses över och utvecklas.
- Sjuttiofem procent svarar att de ska utveckla hybridmöten, men att det inte gäller alla typer av möten.
- Större möten sker fysiskt och med möjlighet att även delta digitalt. Mindre möten kanske enbart blir digitala men sker betydligt mer ofta än tidigare. Bara en av tio personer säger att man ska undvika personliga möten framöver.
- På frågan om hur man ska arbeta för att covidsäkra framtida möten handlar det i första hand om att alltid ta fram och utgå ifrån en riskanalys.
- De absolut viktigaste framtidsfrågorna kopplade till mötesindustrin är:
1. När kan vi ses igen?
2. Digitaliseringen av möten.
Förutom de här övergripande framtidsfrågorna finns det flera olika utmaningar. Det är till exempel medlemmarnas inställning, okunskap om tillgängliga alternativ samt hur man kan ta betalt för olika sätt att mötas.
- En majoritet av organisationerna, 49 procent svarar ja, 27 procent vet ej, de behöver hjälp och vägledning kring tillämpningen av olika mötesformat. Det man framför allt behöver hjälp med från Convention Bureaus är:
1. Vägledning i respektive stad.
2. Tekniska lösningar och samarbetspartners vid digitala möten.
3. Att covidsäkra fysiska evenemang.
1 Flervalsfrågor gör att totalsumman överstiger 100 procent.
