Caroline Knies, Meetagain: Det är i små, personliga möten som ­samarbeten och de bästa idéerna föds

Som för alla andra företag inom mötes- och eventindustrin har ordet omställning varit i fokus under det gångna året för PCO-företaget Meetagain. Caroline Knies, vd, konstaterar att det handlar mycket om att anpassa sig till rådande förutsättningar. Tillsammans med sina kunder har de försökt att anpassa sig och att ställa om möten.

”För oss har det varit viktigt att inte bara fokusera på de kortsiktiga här-och-nu-lösningarna. För att kunna fortsätta att driva en framgångsrik, hållbar verksamhet krävs höjda blickar med delfokus på framtida strategier.”

Meetagain har fortsatt att utveckla sin kvalitetssäkringsmodell som innehåller alla delar av en kongress eller konferens. Det har handlat om att hitta nya tjänster eller att utveckla tjänsterna utifrån det digitala formatet, att diskutera värdet i mötet med organisationerna och därmed innehållet i vetenskapliga kongresser.

”Det krävs också nya affärs- och prismodeller där vi försöker hjälpa organisationerna och föreningarna att hitta mer långsiktiga intäktsflöden. Prissättning av deltagaravgifter till ett digitalt eller ett framtida hybridmöte är också betydelsefulla delar som diskuteras.”

Digitaliseringen har pågått en längre tid och delar av flera möten har ganska länge haft digitala element. Den stora utmaningen har varit att få kunderna att våga ändra traditionsenliga sätt att se och bedriva möten.

”Vi handskas oftast med stora budgetar där det handlar om att våga ta eventuella risker och hur man kan dela på risktagandet. Den tekniska utvecklingen ger många möjligheter, så det gäller att ändra format och program så att det blir attraktivt att delta. Att våga sticka ut och göra något nytt. Man måste se på möten som produktioner. Hittar man rätt intäktsströmmar finns enorma möjligheter att öka deltagar-, sponsor- och utställarintäkter.”

Meetagain ser teknikens utveckling som en rad av möjligheter. Det skapar tillfällen att nå många fler och nya deltagare från nya yrkesområden. Men ett komplement till det fysiska mötet är inte något som ersätter det fysiska mötet.

”Så länge deltagarna vill använda alla sina sinnen kvarstår behovet att träffas fysiskt. Det är i små, personliga möten som samarbeten och de bästa idéerna föds. Vår roll som PCO fokuserar mycket kring de professionella möteskonsulter och koordinerings- och projektledarproffs som vi är. Vår roll blir att koordinera alla inblandade aktörer i genomförandet av kongressen. Internationellt har det behovet ökat när många organisationer ser att deras interna kunskaper kring möteshantering inte räcker till.”

”Vi måste kunna visa mötesindustrins betydelse i stort för ekonomin för hela samhället. Möten och event handlar om resultat och är en metaindustri, men hur får vi regeringen att ta till sig mötesindustrins betydelse?”

Meetagains och övriga PCOers roll som kongressarrangör är att sammanföra ledare från och inom akademi, industri, företag och myndigheter som täcker in mängder av frågeställningar och branscher.

Genom sådana ”meetings of minds” upptäcks bland annat nya vacciner, lösningar på klimatförändringar diskuteras och banbrytande teknik lanseras. För att få sådana möten och evenemang att äga rum, arbetar och koordinerar PCOn med partners inom bland annat mediaproduktion, konferens- och hotellanläggningar, mässor, logistik och transport, teknikbolag och restauration.

Caroline Knies säger att många gånger har det känts som att besöksnäringen offras, i alla fall delar av näringen som det inte pratats nämnvärt om: ”Det har varit oerhört få tillfällen där ordet konferens, kongress eller mässa har nämnts. Det känns inte som att näringsministern eller regeringen i övrigt förstår vad mötesindustrin genererar till samhället.”

”Vi måste få fler som aktivt jobbar och lobbar för mötesindustrin på högsta ort. Visit Sweden och/eller Visita borde självklart även arbeta för och med mötesindustrin. Vi kan inte fortsätta att diskutera i små kluster på olika håll. För att få slagkraft måste något slags råd skapas som får sitta ner och diskutera med regeringen direkt. Det sättet att arbeta finns sedan länge i många andra länder och städer.”

Meetagain tror att fysiska möten kommer tillbaka och i ännu större utsträckning. Det finns ett enormt uppdämt behov av att träffas i grupp. Det blir fler fysiska möten men kanske något mindre i storlek. Komplettering av antal deltagare sker via digitalt deltagande. Det digitala deltagandet ger alltså möjligheter att nå utökade grupper och fler kategorier av människor.

”Det är ett mycket mer inkluderande och hållbart sätt att mötas. Alla ser över sina mötesstrategier, vilket gör att vi träffas mer effektivt. Kan man välja bort resande till annan ort för ett kort möte gör man det och tar det mötet digitalt istället.”

”Vi måste fortsätta att utöka samarbetet med alla aktörer inom sektorn. Våga korssektoriellt samarbete och inte se varandra som konkurrenter. Ska vi kunna utmana internationellt och fortsätta vinna internationella kongresser till Sverige måste vi samarbeta över gränserna. Convention Bureaus, akademin, näringslivet och PCOer måste prata mer med varandra, och tillsammans utveckla modeller och arbetssätt där vi kan ta del av varandras kunskaper.”

”Det är avgörande att vi snabbt anpassar oss till vår nya verklighet med alla speciella utmaningar och förändringar vi möter framöver. När pandemin upphör ser vi tillbaka på den här perioden som en tid där vi tillsammans med våra uppdragsgivare tog ett enormt stort kliv framåt.”

Caroline Knies säger vidare att Meetagain fortsätter sitt proaktiva arbete i att leverera säkra fysiska möten. De arbetar med riktlinjer och protokoll som ska följas för att minimera fortsatt smittspridning. Hållbarhet i alla led är viktiga hörnstenar där digitaliseringen är av största vikt.

”Tillsammans vill vi driva innovation inom design av koncept och leverans av professionella hybridmöten för att säkerställa att den vetenskapliga utvecklingen kan fortsätta. Vi vill hitta hållbara lösningar utifrån de globala målen för hållbar utveckling, Agenda 30.”

”Under hela pandemin har vi utvecklat och implementerat olika virtuella lösningar för att säkerställa att den professionella utvecklingen av möten kan fortsätta. Vi har dessutom under tiden före pandemin arbetat tillsammans med tekniska företagspartners för att digitalisera deltagardata under kongresserna vilket möjliggör användning av statistik för till exempel smittspårning.”