nyheter
viktiga möten
Klimatförändringar ger stora effekter för Östersjön
– lokala åtgärder och samarbete nödvändigt.
stora möten
Ytterligare ett fullspäckat år
på Karlstad CCC.
Omvärldsanalys
Resandet i världen
ökade kraftigt under 2017.
Jubileum
Svenska Mässan
fyller 100 år.
på nytt uppdrag
Didier Scaillet
ny vd för SITE och SITE Foundation.
forskning skapar möten som skapar kunskap
Mittuniversitetet
blir partner i Treesearch.
på nytt uppdrag
Maria Larsson
ny CFO för AccorHotels Europa.
Hållbarhet
Så kan transporter flyttas
från lastbil till tåg.
möten skapar event event skapar möten
Mötesforum kring evenemangssäkerhet
till Halmstad.
Framtiden inbokad
Första kongressen värvad
SeaU i Helsingborg.
RSS
rss_icon
Länkar
Företag slarvar med att uppdatera sin resepolicy
Enligt en undersökning från American Express Global Business Travel saknar fler än två tredjedelar av stora företag en uppdaterad resepolicy.

Studien bygger på en analys av över hundra multinationella och medelstora företags olika resepolicys. Mindre än en tredjedel av de undersökta företagen har uppdaterat sin resepolicy det senaste året. Många bolag riskerar därmed att utsätta sig själva och sina resenärer för onödiga kostnader och risker.

Undersökningen avslöjar bland annat att bara 12 procent tar upp resenärernas säkerhet i sin resepolicy. Åttio procent tar inte upp ersättning för utlägg som exempelvis incheckade väskor, extra avgifter vid reservationer eller ersättning för andra tjänster som vissa hotell och biluthyrare erbjuder. Trettiofem procent av mindre företag anlitar en resebyrå för att boka hotell. För större, globala företag är motsvarande siffra 85 procent.

Användningen av mobila applikationer eller hänvisning till de verktyg som finns för att underlätta resenärernas arbete på distans eller på resande fot omfattas sällan av resepolicyn. Hos de undersökta företagen tog inte någon resepolicy upp detta.

I 70 procent  av de undersökta företagens resepolicys saknas riktlinjer för bokning av lågprisbiljetter hos flygbolag utanför företagsavtalet.

– För att uppnå ett kostnadseffektivt affärsresande i en organisation krävs att man regelbundet ser över och uppdaterar sin resepolicy efter förändrade marknadsförhållanden och samtidigt kommunicerar det till sina affärsresenärer, säger Anders Bohlin, Director, Client Management hos American Express Global Business Travel.

Studien tar upp en rad punkter som behövs i många företags resepolicy: Företag bör ge bättre vägledning till resenärerna angående säkerhet före, under och efter resan. Här bör även finnas råd om hur resenären ska agera i en nödsituation.

Bolag bör upplysa resenärer om vad som gäller för de extra kostnader som han/hon kan konfronteras med under resan. Resenärer bör upplysas om vad företaget står för och vad som normalt ingår i bolagets avtal, till exempel gratis trådlöst nätverk eller möjlighet att checka in extra bagage.

Företag bör upplysa sina resenärer om vad det finns för säkerhets- och kostnadsskäl att boka hotell i samband med att flygbiljetten bokas.

En framgångsrik resepolicy bör innehålla riktlinjer om användandet av mobila verktyg för att underlätta för resenären att spara tid och hålla sig inom resepolicyn under resan.

En policy ska innehålla riktlinjer för att boka flyg till lägsta pris på rätt sätt. Uppmaningar att alltid välja lägst biljettpris har hos vissa företag drivit upp den totala reskostnaden, genom att företagets avtal med vissa flygbolag inte efterlevs.

– Resemarknaden förändras kontinuerligt. Det räcker inte att skriva en bra resepolicy och sedan ta för givet att alla medarbetare vet vad som gäller. Det är lika viktigt att arbeta aktivt och fortlöpande med att kommunicera resepolicyn, säger Anders Bohlin.

En tydlig resepolicy som är lätt att efterleva och som styr mot rätt beteende är avgörande för att spara pengar och uppnå en effektiv hantering av sitt affärsresande.

Så här kan företag nå ökad efterlevnad av policyn: Se till att resepolicyn finns lätt tillgänglig på företagets intranät eller reseportal. Idag finns också automatiska verktyg för policystyrning som kan integreras med olika IT-lösningar. Låt det tydligt och klart framgå av policyn varför det är bra för resenärerna och för företaget att den efterlevs.

Skapa en grupp som regelbundet reviderar resepolicyn och kommunicerar uppdateringar. Gruppen bör bestå av representaner från företagsledningen och affärsresenärer. Ta bort osäkerhet kring olika kostnadsersättningar så att reseräkningsprocessen blir så enkel som möjligt.