Meetings No 67
Intro
Idéer som blev verklighet
Atti Soenarso: Meetings International – med rätt betoning
Cover Story
Barbara Martins-Nio
Städer som lyckas med sportevent har en tydlig strategi.
Radar
Delningsekonomi
Vizeat – Airbnb för middagar.
Långsiktig Strategi
Dubai – hub för medicinska kongresser
Abdulla Bin Souqat förklarar hur emiratet har lyckats.
Hjärnkoll
Lär dig programmera om din hjärna så att den fungerar bättre
Tomas Dalström om kidnappade belöningssystem.
Sharma
How Business Titans Do It
A Mastery Session by Robin Sharma.
Strategisk utveckling
Here East London
Gavin Poole, en visionär vd för Londons nya teknikcampus.
Kellerman
Allt fler akademiska bedrägerier utreds av FBI
Roger Kellerman: Se upp för falska kongresser.
platsannonser
Akademikonferens
söker Projektkoordinator till kontoret i Solna.
nyheter
Swedish Lapland
Skellefteå Airport
får pris som Årets Möjliggörare.
på nytt uppdrag
Stellan Eriksson
ny ekonomichef på MCI.
företagsutveckling
Bra Mässor
köper del i Oxbridge Live Media.
föreningar som utvecklar världen
Göteborg
värd för Associations World Congress 2019.
På nytt uppdrag
Siri Wikander
blir ny Director of People Growth på Scandic Hotels.
Awards
Vinstregnet
över Brunkebergstorg fortsätter.
utvecklande möten
Mjukvarukonferensen STEW
kommer till Malmö 2018.
Grönaste staden
Bygget av Växjös nya stads- och stationshus
beräknas starta april 2018.
nordiska smaker
Finnair inleder samarbete med
Tommy Myllymäki.
Långtidshotell
Forenom
blir Airbnbs största partner inom affärsresor i Norden.
Länkar
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Lär dig programmera om din hjärna så att den fungerar bättre

Tomas Dalström har skrivit serien Hjärnkoll i Meetings International sedan 2008. Snart kommer hans nya bok Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har idag – så kan du återställa den.

I boken beskrivs fyra aktiviteter som många av oss håller på med dagligen: att läsa, skriva, lära oss och att vara kreativa. Tomas Dalström beskriver hur det går till med utgångspunkt från hjärnan och vad som sker när den påverkas av multitasking, störande miljöer, när vi läser på papper eller olika skärmar, sömn och andra pauser.

Forskare talar om att belöningssystemet är kidnappat hos dem som multitaskar mycket. I boken redogörs också hur vi kan programmera om hjärnan så att den fungerar bättre.

Här publicerar vi en omarbetad version av kapitlet om multitasking. I den finns det källhänvisningar som vi har valt att ta bort.

86 procent tycker att det är olämpligt att svara på telefonsamtal under möten.

84 procent tycker att det är olämpligt att skriva sms eller mejl under möten.

Kvinnor och personer över fyrtio år blir mer störda. Motståndet mot de personer som stör ökar, inte förvånande, ju mer pengar man tjänar.

Eftersom vårt arbetsminne bara kan göra en sak i taget missar de som multitaskar vad som sägs och visas på mötet. De måste därför fråga om vad de borde veta och gör fler fel, eftersom de inte har koll på läget.

Det skriver Travis Bradberry, medförfattare till den prisbelönade boken Emotional Intelligence 2.0 och en av grundarna till Talent Smart som har 75 procent av de 500 största företagen i USA som kunder.

I artikeln Why Successful People Never Bring Smartphones into Meetings skriver han: ”Millennials are three times more likely than those over 40 to think that smartphone use during meetings is okay, which is ironic considering Millennials are highly dependent upon the opinions of their older colleagues for career advancement.”

Millennials är personer som är födda från 1980-talets början till början av 2000-talet.

Undersökningen Travis Bradberry refererar till är gjord av University of Southern California, Marshall School of Business.

Talent Smart har testat emotionell intelligens på över en miljon människor i världen. De fann att millennials har lägst självkännedom på arbetsplatsen, vilket gör det omöjligt för dem att se att de skadar sin karriär genom att använda mobilen på möten.

De får ställa sitt hopp till att deras chef tillhör de 15 procent som tycker att det är okej att ta emot telefonsamtal och skriva sms eller mejl under ett möte. Annars är risken stor att de får dåliga referenser som hindrar dem från att avancera i karriären.

Hur försäkrar du dig om att de personer ni anställer inte är beroende av att hela tiden hålla koll på vad som sker i sociala medier?

”Jag försöker minimera störningar så långt det går.”

Så här ser verkligheten ut. En medelanvändare kollar i mobilen 221 gånger under en dag, enligt en undersökning som gjordes 2014 av Tecmark i Storbritannien. Det är 14 gånger i timmen, i genomsnitt, under sexton timmar. Innan år 2009 hade en person som upprepade samma beteende var fjärde, femte minut fått diagnosen tvångsbeteende och blivit ordinerad medicin och terapi. Idag är beteendet det nya normala för många personer.

Äldre svenskar har en mer tillbakalutad relation till sin mobil. Samsung visar i en undersökning från 2015 att två tredjedelar av 55-plussarna kollar mobilen högst en gång i timmen.

Många som multitaskar, speciellt yngre personer, tycker att det är fint, lite guldme­dalj i VM över det hela. Och de som inte klarar av det får stäm­peln av att vara som neandertalare. Men verkligheten har visat sig vara en annan när det gäller multitasking:

  • du är mindre uppmärksam
  • du kommer inte in mentalt i en ny uppgift lika effektivt – som den som gör färdigt en sak i taget
  • du har sämre minne
  • effektiviteten minskar om du försöker göra flera saker samtidigt.

Men först något annat många talar om idag – flow. Och det är inte konstigt, för människor som har mycket flow i livet upplever en högre livskvalitet och tycker att livet känns mer meningsfullt, enligt forsk­ning. Det har också visat sig att flow är kopplat till bättre kvalitet på det vi gör.

En som kan mycket om det här, och som samarbetar med flow-begreppets skapare Mihàly Csíkszentmihàlyi, är Fredrik Ullén. Han är professor i kognitiv neurovetenskap och konsertpianist. Jag frågade honom om hur möjligheterna att uppleva flow påver­kas när vi sitter i kontorslandskap och/eller när vi tillåter oss att avbrytas av mobiltelefoner, Twitter och Facebook.

– Stressnivåerna blir högre och kreativiteten sämre. Det blir ytligt, fragmenterat och hindrar den typ av absorption som är en förutsätt­ning för flow. Jag försöker minimera störningar så långt det går, men vi lever i en tid där det hela tiden händer något. Men ju mer ostörd jag kan vara desto mer flow, desto mer fokus och desto bättre går det – tveklöst.

De kan inte filtrera bort irrelevant information.

Forskare vid Stanford University undersökte hur två grupper – heavy mul­titaskers och light multitaskers – löser olika problem. I ett experi­ment visades två röda och fyra blå rektanglar. Varje bild visades snabbt två gånger och deltagarna skulle säga om de två röda fyrkan­terna var i en annan position. Och sist, men inte minst viktigt, forskarna uppmanade båda grupperna att ignorera de blå rektanglarna. De använde en magnetresonanskamera som är ett av de mest sofistikerade verktyg som finns inom hjärnforskningen.

De som var lågfrekventa multitaskare – de som föredrog att slutföra en uppgift i taget – hade inga problem att följa forskarnas anvisningar. Medan de som ägnade sig mycket åt multitasking distra­herades av de blå rektanglar de skulle undvika. ”They’re suckers for irrelevancy. Everything distracts them”, konstaterar professor Clif­ford Nass och hans kollegor.

De som multitaskar tillåter sig alltså att bli distraherade av överflödig och irrelevant information, det vill säga precis det de skulle undvika.

Forskarna konstaterar: ”When they’re in situations where there are multiple sources of infor­mation coming from the external world or emerging out of memory, they’re not able to filter out what’s not relevant to their current goal. That failure to filter means they’re slowed down by that irrelevant information.”

Tänk dig en rad med prinskorvar som sitter ihop med snören. Vi stannar till och tittar på vad det är som händer när du multitaskar och blir störd.

Vi börjar med hjärnans smartaste del (pannloben). Här finns de mest avancerade tankefunktionerna. Problemet är att du bara kan använda pannloben effektivt några timmar per dag.

Och som om inte det räckte. Du måste använda din pannlobskraft för att trycka bort det som stör runt omkring. Du måste mentalt trycka bort samtalet vid bordet bredvid, någon som rör sig i rummet, en mobil som vibrerar och vill att du ska kolla …

Du använder med andra ord hjärnans smartaste del till skräp, när du störs.

Hjärnans kontroll- och beslutscenter (prefrontala cortex) riktar din uppmärksamhet på viktiga saker som sker i din omgivning – och väljer en relevant respons. När du växlar ofta mellan olika uppgifter – eller din uppgift och olika störningar – tröttar du ut kontroll- och beslutscentret, det tappar i effektivitet och aktiviteten minskar. Det resulterar i att du blir sämre på att sortera bort det som inte är relevant för att lösa den uppgift du har framför dig.

Den betydelselösa informationen tar plats i ditt arbetsminne och tränger ut eller släpper inte in den relevanta informationen. Vi talar med andra ord om en supereffektiv störningssändare. Lägg till det ett arbetsminne som bara kan göra en sak i taget.

Trots att det stred mot allt forskarvärlden känner till bestämde sig forskarna på Stanford för att undersöka om de personer som påstod sig vara bra på multitasking hade något som andra inte har.

”We kept looking for what they’re better at, and we didn’t find it.” Även efter intensiv träning kunde de inte få testpersonernas hjär­nor att göra mer än en uppgift i taget. Men eftersom hjärnan kan växla snabbt mellan två uppgifter får vi en illusion av att vi gör två saker samtidigt.

Det är viktigt att påpeka att vi kan göra två saker på en gång om en av dem är automatiserad. Att gå och prata samtidigt till exempel, men när du ska försöka lära dig att imitera skådespelaren John Cleese silly walks, kan du inte kunna imitera honom och prata obehindrat samtidigt.

De som multitaskar mycket upplever att de är väldigt effektiva; kanske effektivare än andra. Så forskarna på Stanford bestämde sig för att försöka ta reda på vad de är bra på.

Föreställ dig en rad aktiviteter: Skriva. Kolla sms. Skriva. Kolla vilka som gett dig likes på Facebook. Skriva. Någon som talar i telefon en bit bort. Skriva. Spotify. Mejl i inkorgen. Svarar. Skriva …

Man kan likna de här olika aktiviteterna vid en rad informations­paket som glider fram genom hjärnan. Forskarna på Stanford konstaterar att high multitaskers blir bättre på att växla mellan dessa olika informationspaket, eftersom de gör det ofta (tränar). Men själva uppgiften – skriva – löser de sämre än de som inte låter sig störas av ovidkommande information.

Om du tänker dig en rad med prinskorvar som sitter ihop med snören, så är de bra på snöret – och det blir man inte mätt på.

– Det är uppenbart att när man växlar mycket mellan olika aktivite­ter får man stora förluster i tidseffektivitet, säger professor David Meyer, vars forskning visar att effektiviteten halveras om man försö­ker göra flera saker samtidigt. Han konstaterar också att den mentala tröttheten ”caused by repeatedly dropping and picking up a mental thread leads to more mistakes”. Det gäller både unga och äldre personer.

American Psychological Association slår fast att multitasking kan minska produktiviteten med 40 procent på individuell nivå.

Till skillnad från exempelvis öppna kontorslandskap där du inte alltid kan påverka miljön, väljer du själv att multitaska. Jag frågade Torkel Klingberg om han anser att multitasking och öppna kontor är jämförbara situationer ur hans perspektiv.

– Ja, det är de, det är lite liknande situationer. I det ena fallet försöker vi göra två saker medvetet och i det andra två saker ofrivilligt. Distraktionerna blir som en ofrivillig multitasking.

Hur påverkar multitasking dig när du ska lära dig något?

– Vi människor lyfter helst inte ett finger såvida det inte väntar någon belöning. Med andra ord är det belöning som styr vårt beteende. Det gäller i hög grad alla som kollar ofta på mejl, sms och sociala medier. De flesta av oss vill ingå i en social grupp, så jakten på uppskattning och belöningar pågår – för vissa människor – dygnet runt.

Belöning är en dopamindusch och en stunds lycka. Forskarna talar om att de personer som inte kan låta bli att kolla på sina mobiler har kidnappade belöningssystem.

Daniel J Levitin är neuroforskare och författare till boken The Organized Mind. Han skriver: ”The addiction to multitasking and social media is real, there is a dopamine-addiction-feedback loop behind it. The human brain seeks novelty – more pronounced in some of us than others – and dopamine is the brain’s reward for finding it. Dopamine can be thought of as the ’give me more’ neurochemical. We encounter something new every few seconds through multitasking, we release dopamine, which makes us want to encounter something new, which releases dopamine, and so on, until we’re exhausted.”

Jag föreläste på ett undersökningsföretag och under lunchen satt jag bredvid en professor som arbetar på ett av Norges mest välrenommerade universitet.

Han berättade att många studenter inte är mentalt närvarande under föreläsningarna. De kommer till hans tjänsterum efteråt och kräver att han ska hjälpa dem. ”De är kunder och jag har skyldighet …” Han säger att det inte fungerar eftersom han gör storföreläsningar.

Det har resulterat i att professorn har slutat att föreläsa. Nu spelar han istället in korta filmer. ”De klarar inte av att koncentrera sig så länge.” Studenterna får titta på filmerna, läsa kurslitteratur och svara på uppgifter. ”Vi kastar ut dem på djupt vatten och sen ska de klara sig till andra sidan.”

Han konstaterar att ”det hände något 2009 då Facebook slog igenom och det dröjde inte länge innan de smarta telefonerna nått en kritisk massa”. Med en bekymrad min säger professorn att det är oroande att så många inte kan låta bli mobilerna och han undrar hur det ska gå för dem när de kommer ut i arbetslivet.

Följdfrågan blir förstås hur ska det gå för näringslivet och den offentliga sektorn?

– Jag kommer att ta upp forskning på elever och studenter på universitet. De har samma hjärnor som du och jag. Deras hjärnor är lika dåliga på att multitaska som vad våra är. Och rapporterna visar vad vi kan förvänta oss mer av i framtiden.

Hur lång tid klarar elever att koncentrera sig när de studerar hemma? Det var frågan forskare vid California State University ställde när de studerade 263 elever som pluggade i sina vardagsrum, kök och sovrum. Eleverna gick i middle school, high school och college.

Forskargruppen, som leddes av Larry Rosen, professor i psykologi, bockade av vad eleverna gjorde på en checklista med aktiviteter: läser i en bok, skriver på datorn, skriver på papper, lyssnar på musik, sms-ar, surfar, kollar sociala medier, talar i telefon, tittar på tv etcetera. Observatörerna, som satt diskret i bakgrunden, markerade vad de gjorde varje minut under femton minuter.

Alla elever fick veta att de skulle göra något viktigt: en läxa, en bok för en kurs, material inför en kommande undersökning eller ett projekt. Resultatet av undersökningen chockade forskarna. Eleverna lyckades inte stanna kvar i uppmärksamhet à la mästare i mer än ungefär två minuter. När den femton minuter långa undersökningen var slut hade de bara använt 65 procent av tiden till skolarbetet.

”We were amazed at how frequently they multitasked, even though they knew someone was watching”, säger Larry Rosen. ”It really seems that they could not go for 15 minutes without engaging their devices … It was kind of scary, actually.”

I en annan studie om hemuppgifter säger nästan en tredjedel av studenterna att de för det mesta kollar på tv, sms-ar, lyssnar på musik etcetera. De som deltagit är mellan åtta och 18 år. Kaiser Family Foundation som genomfört studien, konstaterar att vanan att multitaska börjar tidigt.

Sex av tio juridikstudenter kollar på annat halva lektionstiden. För äldre elever är det mer eller mindre regel att använda nätet till annat än skolarbete. Åttio procent låter sig störas av sms och 15 procent säger att de skickar elva eller fler sms under en lektion.

”Young people have a wildly inflated idea of how many things they can attend to at once … If you’re paying attention to your phone, you’re not paying attention to what’s going on in class”, säger Larry Rosen.

I en annan studie godkände studenterna att forskarna installerade spionprogram på deras datorer för att se vad de gjorde under lektionerna. Forskarna vid University of Vermont, slår fast att studenterna inte kunde låta bli att multitaska trots att de visste att forskarna spelade in vad de gjorde.

Forskarna upptäckte att ”students engaged in substantial multitasking behavior with their laptops and have non-course-related software applications open and active about 42 percent of the time.”

S:t Johns University i New York använde de mänskliga ”spioner” istället. De satt längst bak i klassrummet och registrerade vad 1 072 juridikstudenter gjorde under föreläsningarna. ”58 percent of second- and third-year law students who had laptops in class were using them for ’non-class purposes’ more than half the time.”

Det kan inte vara lätt att behålla motivationen som lärare. Den interaktivitet som borde äga rum i klassrummet pågår någon annanstans. Och hur är det på era möten?

Larry Rosen konstaterar att skriva sms, mejla och kolla på sociala medier är det som förekommer mest, samtidigt som eleverna och studenterna ska lära sig något. ”That’s a problem, because these operations are actually quite mentally complex, and they draw on the same mental resources – using language, parsing meaning – demanded by schoolwork.”

David Meyer, professor i psykologi vid University of Michigan, skriver: ”… listening to a lecture while texting, or doing homework and being on Facebook – each of these tasks is very demanding, and each of them uses the same area of the brain, the prefrontal cortex.” Eller hjärnans kontroll- och beslutscenter som jag kallar prefrontala cortex i boken.

Ju mer eleverna använder datorer desto lägre betyg. Forskning visar att elever som multitaskar i skolan och hemma får lägre betyg. Det visar en undersökning från Royal Melbourne Institute of Technology 2016, i vilken de har analyserat 12 000 australiensiska 15-åringars resultat i Pisa-undersökningen. Den visar att ju oftare de är aktiva på Facebook, desto sämre är deras resultat på Pisa-testet.

Skolverket har kommit fram till liknande resultat. De skrev på sin webbplats 2015: ”Ny Pisa-studie: Viktigt att tänka till om skoldatorer.”

Och på din arbetsplats fungerar det på samma sätt. Äldres hjärnor är inte annorlunda. Vi har ungefär samma hjärna som cromagnon-människan hade för ungefär 40 000 år sedan. Samma futtiga arbetsminne till exempel.

Avslutningsvis några exempel från den svenska vardagen:

Rektorerna på förskolorna i en stad har regelbundna möten där någon håller en föreläsning. En ny rektor berättade att hon blev chockad när hon såg att kollegor tog fram sina datorer och papper, och började arbeta med administrativa arbetsuppgifter under föreläsningen. Hur kan man ha en sådan kultur i en kommun? Vem har bestämt den?

Jag besökte ett företag där en chef berättade att han deltog i ett inledande projektmöte där de skulle bestämma viktiga saker, samtidigt som han satt och skrev på en viktig text till deras webbplats. Jag sa att det kunde väl inte bli bra i något av fallen. Han svarade: ”Nej, men det är det nya, man behöver inte göra allting till hundra procent, det viktiga är att man gör något.” Hur kan man ha en sådan kultur på ett företag? Vem har bestämt den?

Hur många möten har du varit på där först en mobil åker upp lite diskret, sedan en till och en till … Vem har bestämt att det är okej?