En ny global undersökning från IACC, framtagen i samarbete med Svenska Möten samt SBTA – Swedish Business Travel Association, lyfter fram vilka faktorer som verkligen gör skillnad i dagens mötesvärld, och visar att Sverige har en tydlig särställning. Svenska mötesbokare utmärker sig genom sin höga erfarenhetsnivå, sin strategiska syn på teknikens roll, och ett starkt fokus på helhetsupplevelsen.

Undersökningen bygger på enkätsvar från mötesplanerare i Europa och Nordamerika och sätter särskilt ljus på små till medelstora möten med upp till 200 deltagare. Rapporten visar hur mötesbeteenden har förändrats efter pandemin och vad som i dag driver värde – från upplevelseinnehåll och teknikintegration till flexibilitet, hållbarhet och matens roll i mötesdesignen.

”Med denna rapport sätter vi strålkastarljuset på vad som verkligen driver värde för mötesbokare i dag, och de svenska insikterna visar att vi är både mogna och framtidsorienterade, säger Michael Schüller, vd på Svenska Möten.

Svenska mötesbokare är de mest erfarna

Sverige utmärker sig med den mest erfarna gruppen mötesbokare i undersökningen. Nästan 30 procent av de svenska respondenterna har arbetat med mötesplanering i över 20 år, jämfört med 19 procent globalt. Dessutom anger hela 62 procent att de lägger mellan 75 och 100 procent av sin arbetstid på mötesplanering, vilket vittnar om en hög grad av professionalisering.

Mötesupplevelsen i fokus, med innehållet i bakgrunden

En annan tydlig svensk särprägel är hur själva upplevelsen av mötet prioriteras högre än det formella innehållet. Svenska mötesbokare värdesätter platsens atmosfär, rummens flexibilitet och kvaliteten på mat och dryck i större utsträckning än exempelvis föreläsningar och ämnesval. Detta står i kontrast till det globala genomsnittet, där innehållet fortfarande toppar listan över vad som anses viktigast.

”Vi ser ett ökat behov av möten som inspirerar genom design, miljö och helhetsupplevelse, och inte bara genom PowerPoints, säger Sebastian Tarkowski, vd för Fagerudd.

Sverige ligger därmed steget före i den globala utvecklingen mot mer upplevelsebaserade möten, där innehållet fortfarande spelar roll, men inte längre ensamt bär ansvaret för mötets värde.

Teknik med syfte, inte bara för teknikens skull

Svenska mötesbokare betraktar interaktiv teknik som en avgörande faktor för framtidens möten: 63 procent rankar det som en topprioritet, jämfört med 56 procent globalt. Samtidigt visar de en mer strategisk syn på teknikens roll.

Endast 35 procent förväntar sig att anläggningar ska kunna erbjuda livestreaming på begäran under mötesdagen, jämfört med 44 procent globalt. Det indikerar ett större fokus på planerade, kvalitativa lösningar, snarare än snabba ad hoc-insatser som riskerar att kompromissa med upplevelsen. Hybridmöten är fortfarande en del av möteslandskapet, men rapporten visar på en avtagande användning. I 42 procent av de planerade evenemangen ingår ingen livestreaming och svenska respondenter vittnar om att tekniska begränsningar ofta gör hybridlösningar mer till ett hinder än ett mervärde.

Till skillnad från många andra marknader rapporterar svenska respondenter att yngre generationer i liten utsträckning påverkar hur möten utformas, vilket tyder på att svenska möten behåller en mer etablerad form även i en tid av förändring.

Flexibilitet och mellanrum blir mötesytor

Behovet av anpassningsbara miljöer fortsätter att öka. Svenska mötesbokare lägger stor vikt vid flexibla rumslösningar och utrymmen för informellt nätverkande. ”Mellanrummen” mellan de formella programpunkterna ses som avgörande för att skapa värde. Samtidigt lyfts akustik, ljussättning och teknisk tillgänglighet som centrala faktorer för framtidens möteslokaler.

Hållbarhet i fokus, med krav på transparens

Sverige visar också tydlig styrka inom hållbarhetsområdet. Svenska mötesbokare är bland de mest aktiva i världen när det gäller att efterfråga klimatdata från mötesanläggningar. Hela 20 procent uppger att alla anläggningar som de kontaktar kan ge relevant information om mötets klimatpåverkan, vilket är dubbelt så många som det globala genomsnittet på 10 procent.

”Det räcker inte längre med att säga att man är hållbar – vi vill se siffror, system, och verkliga handlingar”, kommenterar en respondent.

Fokus har därmed flyttats från policyformuleringar till datadrivna insikter och konkreta åtgärder, vilket ställer högre krav på både mötesbokare och leverantörer.

”Det är glädjande att se att svenska mötesbokare står i framkant när det gäller både professionalism och framtidsvision. Denna rapport är ett kvitto på att svensk möteskompetens står stark i en global jämförelse, säger Fredrik Hermelin, vd SBTA.