Spaningar om en bransch och en profession i förändring

Av Michael Schüller, vd, Svenska Möten

Under 2024 präglas arbetslivet fortsatt av digitalisering, AI, hybridarbete och ökad fokus på hållbarhet, samtidigt som ekonomin är osäker och omvärldsläget instabilt. Mötesstrukturer utvärderas och frågor ställs om hur vi bäst möts – hur ofta, hur länge och på vilket sätt. Möten blir en central del av hållbarhetsarbetet på arbetsplatsen och påverkar verksamhetsstyrning, säkerhet och trygghet.

Hur påverkas möten och konferenser av denna omvandling av arbetslivet? Vilka förväntningar ställs på de som bokar, leder och köper mötestjänster framöver? Vilka mötestjänster kommer att vara mest eftertraktade, och vilka leverantörer kan erbjuda dessa? Michael Schüller, vd för Svenska Möten, delar med sig av några tankar om både en bransch och en profession i förändring.

Insikter och tankar kring Strategic Meetings Management

Svenska Mötens trendrapport 2024 bygger på långsiktiga megatrender och rörelser, både inom och utanför branschen, nationellt och internationellt. Dessa trender och rörelser, vilka vi fångar upp genom löpande omvärldsanalys, ger upphov till många tankar och insikter, inte minst inom Strategic Meetings Management, som jag tror kommer att spela en nyckelroll i den omvandling som sker inom möten och konferenser.

Kvalitet framför kvantitet

Fokus ligger nu på att mötas bättre, inte oftare, både internt och externt. Möteskvaliteten har blivit viktigare än tidigare och Svenska Möten noterar ökande budgetar per deltagare samt en ökad efterfrågan på kunskap om möteskultur. Internationella rapporter bekräftar detta ökade fokus på bra mötesupplevelser, särskilt drivet av de yngre generationerna.

En stark möteskultur kräver en solid grund. En tydlig mötesstrategi och en väl implementerad mötespolicy är avgörande för att skapa en fungerande mötesstruktur som i sin tur bygger möteskulturen. Behovet varierar mellan olika verksamheter, men den strategiska grunden är gemensam. Strategic Meetings Management kommer att vara en drivkraft för att optimera möten så att de stödjer företagens strategi och affärsmål samt stärker företagskulturen.

Ökad efterfrågan på hållbarhetsstyrning och rapportering

En växande trend inom mötesupphandlingar är att mötespartnern ombeds hjälpa kunden att styra och utvärdera hållbarhetsarbetet förknippat med möten och konferenser. Svenska Mötens större kunder visar en tydligare efterfrågan på hållbarhetsstyrning och rapportering. Det efterfrågas konsoliderad statistik och data både på årsbasis och för enskilda event. Detta kan omfatta allt från certifieringar, transporter och avstånd, energiförbrukning, avfall, logistik och måltider till materialanvändning.

I både offentliga och privata upphandlingar märks ett tydligt skifte mot en önskan att kunna redovisa hållbarhet i siffror. Det handlar dock inte bara om att leverera data, utan även om att hjälpa till med styrningen mot konkreta hållbarhetsmål. För att uppnå dessa mål efterfrågas åtgärder som klimatkompensation och efterlevnad av hållbarhetspolicyer.

En stark drivkraft bakom behovet av redovisning är EU CSRD-direktiv, som för närvarande främst påverkar stora företag men som förväntas påverka en bredare krets av verksamheter under de kommande åren. Ökade ambitioner och konsumentkrav är också betydande faktorer. Detta innebär ett större ansvar för oss att hjälpa kunderna att agera rätt, något som inte varit lika framträdande tidigare.

Säkerhetens ökade betydelse

En annan observation vi har noterat de senaste åren är en markant ökning av säkerhetsrelaterade frågor vid mötesupphandlingar. Större organisationer och den offentliga sektorn är särskilt angelägna om att säkerställa att deras möten hålls i en säker miljö. Datasäkerhet, inklusive säkra IT-system och datalagring, är högsta prioritet. Enligt en rapport från PwC planerar 79 procent av de tillfrågade globala beslutsfattarna att öka sina budgetar för datasäkerhet under 2024, vilket innebär en ökning med 14 procent jämfört med föregående år.

Det osäkra världsläget driver denna trend, vilket resulterar i en ökad efterfrågan på säkra mötesplatser och robusta IT-system. Fokus ligger inte bara på fysisk säkerhet utan även på att skydda digitala tillgångar och data. Den digitala eran erbjuder stora möjligheter men medför också betydande risker. Under de senaste fem åren har säkerhetsrelaterade sökningar trendat online, med en markant ökning av sökord som tvåfaktorautentisering (+76 procent) och lösenordshanterare (+52 procent). För konferensanläggningar räcker det inte längre att erbjuda gratis Wi-Fi, utan nätverken måste också vara säkra.

Globala observationer visar att säkerhetsfrågor har blivit mer framträdande vid mötesupphandlingar. I Svensk Konferens & Mötesbarometer 2024 syns en ökning från 7 till 13 procent av konferensinköpare som anser att säkerhet är viktigt.

Det osäkra omvärldsläget kommer att bestå, och säkerhetsfrågorna kommer att vara i fokus framöver. Jag vill betona vikten av att integrera säkerhet i mötespolicyn, vilket kan innebära att säkerhetsgarantier blir en konkurrensfördel för mötesanläggningar.

Strategic Meetings Management ställer nya krav på mötesparter

Denna utveckling kommer att förändra beteenden, behov och krav inom Strategic Meetings Management. Nya och tydligare krav kommer att ställas på oss som mötespartner. Vi behöver agera som en strategisk partner genom att erbjuder kunskap och tjänster genom hela mötes hela värdekedja. Vår roll kommer innebära att vi inte bara stöttar den dagliga verksamheten med digitala och analoga förfrågningar, bokningar, projektledning och uppföljning, utan även bidra till att utveckla professionen till att bli strategiskt avgörande för företagens framgång.

Vi ska kunna hjälpa till med att ta fram mötesstrategier och policyer, effektivisera processer och arbetsflöden genom digitalisering, konsolidera statistik och rapportering inom både ekonomi och hållbarhet. Dessutom ska vi erbjuda möten med hög datasäkerhet och säkerställa efterlevnad av policys. Vi ska bidra till möten som lämnar positiva avtryck på verksamheten utan att belasta klimatet samt skapar en stark företagskultur med motiverade medarbetare.

Vi tror på mötets kraft som ett fundament för att driva företag och organisationer framåt. Därför måste möten vara väl genomtänkta utifrån en tydlig strategi för att bygga en stark företagskultur. De behöver också följas upp för att säkerställa att de ger ett positivt resultat på sista raden. De som arbetar med Strategic Meetings Management kommer att spela en avgörande roll i detta arbete. Och en mötespartner kan hjälpa till att driva detta framåt och till nästa nivå.