Vi granskar flygbolaget, bussen och hyrbilen noga. Men hotellet, där resenären tillbringar flest timmar, kontrolleras ofta betydligt mindre. Det är en lucka som många företag inte ser förrän något redan har hänt. Vi ställer höga säkerhetskrav på våra transportleverantörer, och det är rimligt. Flygbolag ska uppfylla omfattande regelverk. Bussoperatörer granskas utifrån förare, fordon samt kör- och vilotider. Hyrbilar väljs efter säkerhetsklassning. Transfers riskbedöms utifrån destination, tid på dygnet och rådande läge. I många organisationer är detta i dag en självklar del av Travel Security-arbetet.

Men vad händer när resenären kommer fram?

Då blir det ofta betydligt tystare.

Där resan faktiskt pågår

Hotellet är den plats där resenären tillbringar en stor del av sin resa. Där sover man, förvarar sina tillhörigheter, arbetar och ibland hålls hela mötet eller konferensen där. En flygresa tar några timmar. En hotellvistelse kan pågå i flera dygn.

Vid en incident är det dessutom ofta hotellets personal som först måste agera. Det är receptionisten som ska slå larm, nattportiern som ska leda en utrymning och konferensvärden som ska räkna in deltagare på återsamlingsplatsen.

Brand. Akut sjukdom. Hot och våld. Stöld och intrång. Strömavbrott. Naturkatastrofer. Oroligheter i staden utanför.

Ändå frågar vi ofta mindre om hotellets säkerhetsarbete än om hur resenären ska ta sig dit.

Varför är det så tyst?

Jag tror att det finns flera förklaringar. Det första är att hotellet uppfattas som en trygg plats. Det finns en reception, ett lås på dörren och en skylt vid hissen som visar nödutgångarna. Då känns det tryggt, men det säger inte mycket om hur väl rutinerna fungerar.

Den andra är att hotellbokningen ofta styrs av annat än säkerhet. Pris, läge, avtal, kapacitet och kanske hållbarhetsprofil väger tungt. Säkerheten förutsätts finnas, men den efterfrågas sällan.

Den tredje är ansvarsfördelningen. Resebyrån bokar, eventbyrån planerar, inköp förhandlar och säkerhetsfunktionen, om den finns, kopplas in först vid en incident. Ingen har riktigt ansvaret för frågan, och därför blir den inte ställd.

Arbetsgivarens ansvar följer med hela resan

Arbetsgivarens omsorgsplikt, det som internationellt kallas duty of care, slutar inte vid ankomsthallen. Den gäller under hela resan, även på hotellet. Den internationella standarden ISO 31030 för hantering av resrisker bygger på samma synsätt. Risker ska identifieras, bedömas och hanteras under hela resan, inte bara under transporten.

För mötes- och eventindustrin är ansvaret ännu större. När vi samlar hundratals deltagare på en anläggning är det inte längre bara en fråga om enskilda resenärer. Det blir en fråga om hur man skyddar en hel grupp på samma plats samtidigt.

Vad borde vi fråga om?

Det handlar inte om att göra alla hotell identiska. Ett konferenshotell i Stockholm har andra förutsättningar och risker än ett resorthotell i Sydostasien eller ett affärshotell i en storstad med förhöjd hotbild.

Det handlar om att förstå riskerna, ställa relevanta krav och kontrollera att rutinerna faktiskt fungerar.

Några grundläggande frågor räcker långt:

  • Brandskydd och utrymning: Finns fungerande larm, tydliga utrymningsvägar och regelbundna övningar? Vet personalen på alla skift vad de ska göra?
  • Tillträde och skydd: Vem kan ta sig in i byggnaden, till våningsplanen och till rummen? Hur hanteras nyckelkort, besökare och leveranser?
  • Personalens kompetens: Är personalen utbildad i första hjälpen, hjärt-lungräddning och bemötande vid hot? Finns hjärtstartare, och vet man var den finns?
  • Krisberedskap: Finns en krisplan, och är den övad? Hur samarbetar hotellet med räddningstjänst, polis och sjukvård?
  • Kommunikation: Hur når hotellet gästerna vid en incident, även de som inte talar det lokala språket? Hur samordnar hotellet med arrangören av ett möte eller event?
  • Läget i omgivningen: Hur ser området runt hotellet ut, dag som natt? Vilka risker finns lokalt?

Frågorna är inte konstiga. Det konstiga är att de så sällan ställs.

Från antagande till kontroll

Det som behövs är att gå från att anta att säkerheten finns till att faktiskt kontrollera det.

En självdeklaration är en bra början, men den räcker inte. Ett formulär där hotellet kryssar ”ja” på alla frågor säger lite om hur det ser ut en lördagsnatt klockan tre, när bemanningen är som lägst och larmet går.

Det är därför vi på StaySafe Certified arbetar med oberoende granskning och certifiering av hotell och konferensanläggningar. Vi skapar en relation med hotellet, fördtår dem, hjälper till – Industry Best Practice. Syftet är inte att peka ut någon. Syftet är att ge köpare, arrangörer och resenärer ett tydligt underlag och att ge anläggningarna ett sätt att visa att deras säkerhetsarbete håller. Den håller utifrån lokala risker och hotbilder. Den följs upp kontinuerligt, inte en gång om året. 

Det seriösa hotellet vinner på det. Det kan visa upp något som i dag ofta är osynligt.

En fråga för varje upphandling

Mitt förslag till er som köper resor, planerar möten eller ansvarar för Travel Security är enkelt: Ställ samma typ av frågor till hotellet som ni redan ställer till flygbolaget och bussbolaget. 

Ta med säkerheten i upphandlingen. Fråga efter rutiner och övningar. Begär underlag. Och fråga er själva om ni i dag vet hur hotellet agerar om något händer medan era medarbetare eller deltagare är där.

Om svaret är nej har ni hittat en lucka i ert säkerhetsarbete. Då justerar man det. 

För säkerhet handlar inte bara om resan till destinationen.

Den handlar också om platsen där resenären sover.

Hans Kanold, StaySafe Certified