Vilka risker upplever internationella föreningar, organisationer och lokala leverantörer när de anordnar en kongress, och hur kan den globala mötesindustrin närma sig en mer balanserad strategi för riskhantering? Genom att arbeta med viktiga internationella och lokala intressenter, syftar ett nytt projekt från Copenhagen CVB till att låsa upp välbehövlig kunskap om risker i den globala mötesindustrin.

De senaste årens globala utveckling och utmaningar, som covid-19, har avslöjat flera riskscenarier relaterade till planering och värdskap för stora kongresser och evenemang. Medan internationella föreningar och lokala leverantörer är angelägna om att minimera riskerna förknippade med att organisera dessa evenemang, har de sannolikt olika åsikter och klassificering av vilka riskerna är, vilket leder till en utmanande affärsmiljö.

För att hjälpa till med brobygget mellan köpare och leverantörer och för att bättre förstå riskerna som varje grupp upplever, har Copenhagen CVB lanserat ett nytt riskbedömningsprojekt. Projektet syftar till att identifiera och kartlägga de primära riskerna relaterade till planering och genomförande av internationella kongresser och möten, samt utforska bästa praxis, begränsningsåtgärder och rekommendationer. Kartläggningen kommer att göras genom desk research, undersökningar och intervjuer, och Copenhagen CVB kommer sedan att kartlägga de primära riskerna för varje intressentgrupp.

Hittills har det funnits begränsad kunskap om potentiella risker och utbyte av erfarenheter och bästa praxis i ett globalt mötessammanhang. Genom att lansera projektet hoppas Copenhagen CVB få ny insikt som kan delas med dess intressenter och partners för att förbättra den totala upplevelsen för föreningar, organisationer och leverantörer i samband med kongresser som hålls i Köpenhamn.

”Det akuta behovet av en bättre, ömsesidig förståelse, för vilka risker som som finns i det gemesamma ekosystemet vid internationella möten kommer förhoppningsvis att leda till en starkare tvåvägskommunikation i ämnet och att vi alla gör bättre affärer tillsammans. Vi hoppas verkligen att projektet kommer att inspirera och skapa medvetenhet om risker på organisatorisk nivå samt generera nya tankar och perspektiv som kommer att gynna framtida branschsamarbeten”, säger Bettina Reventlow-Mourier, biträdande chef för Conventions på Wonderful Copenhagen.

Copenhagen CVB arbetar nära tillsammans med flera utvalda nationella och internationella intressentgrupper, inklusive ledande branschorganisationer och föreningar som ESAE, ICCA, PCMA, IAPCO, AIPC med flera. Konsulterna Karen Bolinger, Mayvin Global, MI Global Partner och danska riskexperter hjälper till att genomföra projektet.

Alla resultat kommer att samlas i en slutrapport, som förväntas vara klar i juni 2023. Övergripande viktiga resultat kommer att delas med intressenter och projektbidragsgivare.

Text av Marie Dyhr. Källa: Wonderful Copenhagen.