Vad händer med mötet i ett arbetsliv i omvandling? Vilka förväntningar kommer deltagare ställa framöver? Vad kan göra möteserbjudanden attraktiva?

År 2025 ökar mötesmedvetenheten med betoning på helhetsupplevelsen, medan AI-baserade mötestjänster nu kan visa upp stora tidsbesparingar. Trots lågkonjunktur och stigande priser ökar efterfrågan på stora möten och konferenser, medan mindre möten ersätts av digitala.

Säkerhetstänkandet fortsätter ligga högt på agendan

Svenska Mötens årliga trendrapport bevakar möten i förändring i relation till pågående arbetslivs- och samhällsförändringar. Trenderna bygger på omvärldsanalys, djupintervjuer med experter och grundas i långsiktiga megatrender.

Trender 2025

1Runda bord, tack
Efterfrågan på runda bord vid konferenser ökar kraftigt. Bokningsbeteenden visar ett tydligt skifte: vi vill verkligen se och tala med varandra när vi möts. 

För större möten rapporterar Svenska Möten att 9 av 10 förfrågningar nu önskar sittning vid runda bord eller öar och liknande tendenser syns även för medelstora möten. Drivande bakom detta är en ökad förståelse för det fysiska mötets förmåga att skapa interaktion. Megatrenden transformationsekonomin, med ökande krav på delaktighet, driver också på. Parallellt minskar efterfrågan på riktigt små mötesrum, som nu allt oftare hålls digitalt.

Runda bordet – en symbol för dialog: Lika värde, olika viljor
  • Kung Arthurs runda bord introducerades av poeten Robert Wace år 1155
  • Syfte: undvika maktkonflikter bland baroner och markägare
  • Ingen högst, ingen lägst – alla lika vid bordet
  • En tidig modell för inkluderande samtal och samarbete
  • …men dialogfrämjande möblering garanterar inte dialog i praktik

Kommentar: Den som vet hur man designar konferensen för interaktion får mer ut av en möblering med runda bord, då runda bord i sig inte räcker för att skapa interaktion. Storleken på de runda borden kan också påverka graden av interaktion. Om en liten grupp sitter vid ett stort bord blir det ändå samtal ”två och två”.

Att tänka på: Anpassa valet av bordstorlek efter vilken typ av dialog som mötet kräver, välj därefter storlek på grupp och storlek på bord. Tänk på att de största lokalerna med runda bord kan ta slut snabbare. Ge utrymme i schemat för meningsfulla samtal och var inte rädd för att låta deltagarna själva bidra med diskussionsfrågor.

2360 graders mötesmedvetenhet
Konferensen har gått från agenda till helhetsupplevelse. Hela mötesindustrin, i Sverige och utomlands, rapporterar om en kraftigt ökad medvetenhet hos beställare om alla dimensioner kring mötesupplevelsen: innehåll, lokaler, miljö, sinnesintryck, musik (Svenska Möten, BFUF och internationella aktörer som Amex och IACC). IBTM-mässan introducerade 2024 programtemat Exceptional Experiences, med fokus på upplevelser. 

Lågkonjunkturen ihop med distansarbete och effekter från pandemin har fått oss att tänka till extra noga kring hur vi genomför fysiska möten när de faktiskt sker. Vi har också blivit noggrannare med hur vi tillbringar vår tid. Slentrianmässigt genomförda sammankomster lockar inte längre.

Konsekvenser: Med en ökad mötesmedvetenhet kommer också specialiserad möteskompetens efterfrågas alltmer, både internt och externt. Ett lyckat möte kräver idag förmåga att designa hela upplevelsen: från syfte och mål till miljöer, sinnesintryck, mötesdramaturgi och interaktion mellan deltagare. 

Att tänka på: I stället för att bara fråga vad som är syfte med mötet, fråga också vad mötet ska GE deltagarna. En djupare förståelse för deltagarnas behov stärker både syfte, innehåll och känsla av inkludering och är ovärderligt för mötesdesignen. Kom ihåg att mötet börjar långt innan och slutar långt efter själva mötet. Se över möteskompetensen, behöver den höjas?

3Kontrollrummet (AI)
Mötesrummet får ett nytt ”lager” bestående av AI, liknande ett kontrollrum, där effektivitetsvinster är drivande, men som kräver beteendeförändring. Både nischade och generaliserade tjänster inom AI-stöd för möten visar nu tydliga tidsbesparingar. 

Experternas storfavorit och dominerande mötesstödstjänsten Otter.ai visar på fyra timmars tidsbesparingar per vecka för 62 procent av användarna. Fathom, som finns på svenska, lovar 20 minuter per möte. Nya tjänster som att samskapa mötesanteckningar (Copilot), skapa podd av PDFer (NotebookLM) och PDF-chattar (Chat With PDF) ändrar våra beteenden. Men cirka 20 procent vill inte avslöja att de använder AI för mötesdokumentation och cirka 30 procent får inte tillräcklig utbildning.

Kommentar: Rätt använd kan AI frigöra tid, inte minst för mänsklig närvaro och reflektion. Fel använt (eller utan tydlighet i strategi eller utbildning) kan AI skapa stress, oro och skapa avstånd. Balanserat nyttjande blir nyckeln. Med tydlighet, etik och transparens i användningen kan AI-mötestjänsterna främja socialt samspel.

Att tänka på: Bestäm i förväg vilken roll AI ska ha i era möten och utbilda medarbetare i valda mötestjänster och etik. Kommunicera tydligt till deltagarna vilken roll AI har i mötet. Frivillighet, transparens och tydlighet är viktigt för tilliten. Det gäller även one-to-one-möten.

4Ännu säkrare
Vaksamheten mot dataintrång och medvetenheten om datasäkerhet ökar kraftigt i mötesindustrin. Den geopolitiska situationen, accelererad användning av artificiell intelligens och nya CSRD-krav har tillkommit sedan införandet av GDPR, vilket ökar medvetenheten ännu mer kring datahantering. Mötesindustrin i Sverige (Svenska Möten) och internationellt (IACC, Amex) ser kraftigt ökade krav och förväntningar på IT-säkerhet. I Sverige märks detta tydligast genom efterfrågan på certifiering enligt IT-säkerhetsstandarden ISO 27001 och allt fler detaljerade frågor i samband med upphandlingar. Större bolag driver på. Nya säkerhetstjänster uppstår, till exempel möjligheten att legitimera sig med BankID vid möten.

Kommentar: Säkerhetsfrågor vid upphandlingar kommer beröra både upphandling av mötespartner och anläggningar framöver, från att främst ha berört upphandling av mötespartner. Säkra nätverk och rensning av AV-utrustning efter möten kommer, bland andra rutiner, blir självklar service.

Att tänka på: Inkludera IT-säkerhet tidigt i mötesplaneringen, särskilt om ni hanterar känslig information, externa deltagare eller hybridteknik. Utbilda internt, mötesledare, moderatorer och tekniker behöver veta vad som gäller: Vad säger vi om inspelning? Hur hanterar vi misstänkta incidenter? Hur skyddar vi delningslänkar?

5Umgås på recept
Efter träning och fysisk aktivitet, och psykisk hälsa, kommer nu nästa hälsovåg: Social hälsa. Sociala relationer lyfts fram som en strategisk resurs för prestation, hälsa och välmående. Randstad Workmonitor rapporterar att åtta av 10 upplever att de presterar bättre på jobbet om de känner tillhörighet. En stor studie av Compass Group i höstas med 30 000 svarande i 21 länder visar på tydliga samband mellan arbetsrelationer och prestationsförmåga, arbetsglädje och trygghet. 

I Sverige har Folkhälsomyndigheten nyligen presenterat en nationell strategi för gemenskap och mot ensamhet. 

Kommentar: Sociala relationer är inte längre ett mjukt HR-mål – de är en nyckel till prestation, engagemang och välmående. Den sociala dimensionen i arbetslivet blir en form av ”djup effektivitet”, där verkligt effektiva möten blir både att ”få saker gjort” och samtidigt skapa tillhörighet. Det senare är en beteendeförändring för många. 

Att tänka på: Lägg in mötesrutiner och ritualer som stärker tillit, inte bara med hårdfokus på uppgiften, både i små vardagsmöten och i större, återkommande sammanhang. Små insatser som incheckningsfrågor, varmprat*, utrymme för umgänge, och gemensamma pauser kan göra stor skillnad. Följ även upp den sociala upplevelsen av din konferens. 

* Varmprat är ett relativt nytt svenskt begrepp som syftar på samtalsämnen som väcker medkänsla eller skapar närvaro utan att bli för privat. Det kan handla om att dela något personligt i förbifarten, visa sårbarhet eller bara vara genuint intresserad av den andres välmående.

6Communityt
Ett allt vanligare beteende hos Svenska Mötens kunder är ”takeovers” eller ”buyout”, att boka hela stället för konferenser. Syftet är att skapa ett starkare ”vi” för att bygga kultur och sammanhållning – community. Företag som B Corps bygger community genom att låta medarbetarna samskapa agendan för konferenser, medan Google Xi jobbar på liknande sätt. Vikten av community på jobbet betonas i flera undersökningar, exempelvis Randstad Workforce Insights.

Kommentar: Mötet måste skapa utrymme för vi-känsla, samhörighet och berättelser. Deltagarna kommer alltmer förvänta sig att få påverka innehållet. Den som verkligen prioriterar community kommer mäta mötesframgång utifrån känslan av ett ”vi”.

Att tänka på: Vill ni boka hela anläggningen, var ute i god tid! Inkludera aktiviteter och ritualer som stödjer vi-känsla, till exempel incheckningsritual, storytelling-stund vid brasan, gemensam matlagning. Bjud in till samskapad agenda. Använd mötesmetoder som open space eller world café.

7Stor över liten
Stora konferenser fortsätter vara på uppgång medan mindre och medelstora möten står tillbaka under lågkonjunkturen. Svenska Möten, som bokar flest konferenser i Sverige, noterar att stora konferenser ökar med 50 procent i volym och konferenser med över 100 deltagare står för avsevärt större andel av bokningarna än före pandemin – trots lågkonjunkturen. Den genomsnittliga investeringen per deltagare är också högre, enligt både Svenska Möten och Svensk Konferens & Mötesbarometer. 

Distansarbete har skapat ett behov av att samlas för att stärka kultur, relationer och vi-känsla. Och när vi väl möts kompromissar vi inte.

Kommentar: Stora möten kräver ny kompetens om logistik, regi, säkerhet, deltagarhantering och deltagarupplevelse. Fallgroparna är många för den som saknar vana vid större format. Resultatet: ett möte som känns långt men gör litet avtryck och i värsta fall blir stökigt. 

Att tänka på: Planera för flöde och energi – varva format, skapa mikroarenor för små möten i det stora, och arbeta med tydlig förväntansregi. En stark moderator och synlig progression under dagen gör stor skillnad. Om du känner dig osäker, ta hjälp.

Sammanfattning

År 2025 präglas mötesindustrin av ökad mötesmedvetenhet, AI-digitalisering och fokus på social gemenskap. Fysiska möten prioriteras för kulturbyggande trots lågkonjunkturen, medan små möten i stället sker digitalt. Stora konferenser ökar kraftigt i volym och investering per deltagare, vilket ställer högre krav på planering och regi. 

Nya AI-tjänster kan nu spara flera arbetstimmar per vecka för den som vill och kan ändra sitt mötesbeteende, men transparens och tydlighet krävs för att bibehålla tilliten hos deltagare – ett etiskt förhållningssätt. Parallellt med denna utveckling ökar efterfrågan på datasäkerhet, inte minst kring mötesupphandlingar, då med standarder som ISO 27001.

Konferenser ses alltmer som helhetsupplevelser och inte bara agendor som ska betas av. Medvetenheten ökar kring mötets alla dimensioner, såsom miljöer, innehåll, dramaturgi och sinnesintryck. Samtidigt gör social hälsa intåg som strategisk resurs i arbetslivet vilket kan ge möten en nyckelroll i att stärka produktivitet och engagemang – för den som förstår hur man gör. Att delaktighet och dialog efterfrågas alltmer speglas också av att runda bord nu blivit hett eftertraktade. Helanläggningsbokningar och samskapade agendor stärker känslan av ett ”vi”, och mötet blir ett sätt att bygga community.