Mötesåret 2024 har varit ett år präglat av minskad efterfrågan på konferenser, som en direkt konsekvens av en utmanande ekonomisk situation. Trots detta finns en uppseendeväckande mottrend: efterfrågan på stora möten och event har ökat markant. Denna paradox belyser både förändringar i mötesindustrin och företagens behov av strategiska kommunikationsplattformar i tider starkt präglade av transformation.

Minskad efterfrågan på konferenser

Enligt Svensk Mötes & Konferensbarometer har den totala efterfrågan på konferenser haft en nedåtgående trend under året. Denna utveckling är en konsekvens av ökade kostnader, företagens strävan att optimera sina resurser och en ökad användning av digitala mötesverktyg. Många företag väljer nu att hantera rutinmässiga möten via digitala plattformar eller i interna lokaler.

Benchmarking Alliance redovisar sedan augusti och framåt ett stadigt tapp av konferensintäkterna mot föregående år. På helåret ser de en minskning med två procent jämfört med föregående år. ”Det är framför allt deltagarantalet som sjunker, även om intäkterna per deltagare ökar något”, säger Henrik Karlsson, Business Development Manager på Benchmarking Alliance.

Även Visita redovisar en liknande utveckling av efterfrågan på konferenser, som en spegling av det ekonomiska läget: ”Konferensmarknaden är en tydlig konjunkturbarometer. Efter pandemins uppsving har vi nu sett en avmattning driven av företagens behov att snabbt anpassa sig till ett högre kostnadsläge. Men det fysiska mötet har inte förlorat sin betydelse, särskilt inte när det gäller större och strategiska sammankomster”, säger Thomas Jakobsson chefsekonom på Visita.

Sveriges Affärsreseförening, SBTA, belyser den parallella nedgången inom affärsresandet: ”Affärsresandet har minskat med 15 procent i Sverige, som en naturlig följd av den ekonomiska verkligheten samt ändrade beteenden och policys för resor. Vi ser samtidigt en fortsatt vilja hos företag att investera i möten som skapar verkligt värde, särskilt i de fall där fysisk närvaro är avgörande, vilket i sin tur resulterar i att när man väl reser, så stannar man borta längre, säger Fredrik Hermelin, General Manager på SBTA.

En växande efterfrågan på stora möten och event

I kontrast till den nedåtgående trenden har efterfrågan på stora möten och event, med fler än 100 deltagare, ökat markant. Enligt Svenska Möten har antalet sådana arrangemang vuxit under året, en uppgång som både dag- och logibaserade möten bidrar till.

”Företagen inser värdet av att samlas fysiskt för att bygga företagskultur, stärka engagemang och skapa gemensamma upplevelser. I en tid där förändring är konstant blir mötet en katalysator för kommunikation och innovation”, säger Jannis Norén Karras, vice vd och kommersiell chef på Svenska Möten.

Drivkrafter bakom utvecklingen

Flera faktorer driver denna utveckling. Dels ses stora möten och event som avgörande för att stärka teamkänsla och hantera organisatoriska utmaningar. Enligt rapporten Framtidens möten är fysiska möten särskilt viktiga för att etablera relationer, något som har fått ökad betydelse efter pandemin. Möten används också för att initiera kreativa processer och teambyggande aktiviteter, vilket förstärker behovet av större fysiska sammankomster.

Vidare visar Svenska Mötens Trendrapport 2024 ett ökat fokus på kvalitet framför kvantitet. Företagen söker mer värde för varje möte. Den yngre generationen driver också på detta då de ställer högre krav på mötets innehåll och söker sammanhang som engagerar och inspirerar vilket ofta gynnar större mötesformat. ”I en tid där allt är i förändring står mötet stadigt som ett nav för kommunikation, samarbete och framtidsbyggande, säger Jannis Norén Karras.

Efterfrågan på större möten och event samt konferenser med ett mer omfattande innehåll märks även hos konferensanläggningar. Utöver en mer storskalig och varierande agenda genomförs konferensens delmoment ofta i olika lokaler och miljöer, från traditionella mötesrum till grupprum men även utomhus. ”Vi ser tydligt en ökad efterfrågan på större möten och event med omfattande och kvalitativt innehåll. Företag satsar på att skapa mer värde per möte, vilket gör att arrangemangen blir både större och mer genomarbetade,” säger Niclas Cronemyr på Holiday Club Åre, en av Svenska Mötens utvalda mötesplatser.

Stora arrangemang med många deltagare ställer också nya krav på att säkerställa att alla deltagare känner sig inkluderade, ges möjlighet att ta till sig innehållet på ett sätt som passar dem samt också får utrymme för återkoppling och reflektion. ”När man pratar om konferens i Åre tänker nog många på möjligheten att kombinera mötet med att kasta sig ut i skidbackarna eller bestiga majestätiska Åreskutan. Men vi ser även ett ökande intresse för övriga säsonger, särskillt hösten, samt för aktiviteter som spänner bredare och är utformade för att engagera konferensdeltagarna, antingen som ett komplement eller ett alternativ till skidåkningen. Ett exempel under vintersäsongen är snöskovandringar – en perfekt aktivitet att uppleva fjällets natursköna landskap i ett lugnare tempo som alla kan deltaga i”, säger Niclas Cronemyr.

Branschens utmaningar och möjligheter

Även om stora möten och event går mot strömmen, står branschen inför betydande utmaningar. Den globala ekonomiska osäkerheten, höga kostnader och ökad konkurrens från digitala alternativ sätter press på aktörerna. Enligt Visita är konjunkturberoendet starkare än tidigare, men förbättringar förväntas under 2025 när ekonomin återhämtar sig.

”Med tanke på återhämtningen efter pandemin tycker jag ändå att man kan tolka den nuvarande nedgången som en konjunktureffekt och inte en bestående förändring av preferenser. Vi föredrar i många fall fysiska möten men konjunkturberoendet kommer sannolikt att vara betydligt större nu och i framtiden. Men jag ser också potential. Företag som vågar investera i moderna lösningar och hållbarhet stärker sin position och skapar långsiktiga värden för kunder och deltagare”, säger Thomas Jakobsson.

En blick framåt

Mötesåret 2024 kan sammanfattas som ett år av kontraster, där mindre konferenser har minskat i omfattning medan större sammankomster har visat vägen framåt. Denna utveckling speglar företagens strävan att i osäkra tider skapa långsiktigt värde och mening i sina investeringar, där det fysiska mötet även fortsatt är en oslagbar arena. Året har bekräftat att möten spelar en central roll för att stärka företagskultur och driva utveckling, men det understryker också behovet av att mötesindustrin anpassar sig till nya förutsättningar och krav. Stora möten och event har etablerat sig som en viktig plattform för strategiska mål, och allt pekar på att trenden är här för att stanna.

”Mötesindustrin är i förändring, men dess kärna – det personliga mötet – är starkare än någonsin. Framtiden tillhör de aktörer som kan kombinera hög kvalitet, innovation, och anpassning till kundernas behov”, säger Jannis Norén Karras.